Aufbau der Akte Praxis Desk
Die Akte besteht aus Widgets. Ein Widget ist ein Baustein mit einer festen Aufgabe, zum Beispiel Termine, Notizen oder das Laborbefundediagramm. Du entscheidest, welche Widgets in der Akte stehen und wie sie eingestellt sind.
Definition
Die Akte hat zwei Spalten. Die schmale linke Spalte eignet sich für kurze Bausteine wie Stammdaten und Notizfelder. Die breite rechte Spalte nimmt größere Bausteine wie Eingabefelder, Historie und Termine auf.
In jeder Spalte liegen Karten. Eine Karte enthält ein Widget oder mehrere Widgets als Reiter. Bei mehreren Reitern siehst du immer einen davon.
Welche Widgets du siehst, hängt von drei Dingen ab: von der Konfiguration deiner Akte, von deiner Lizenz und von deinen Berechtigungen. Fehlt eine Berechtigung oder Lizenz, blendet offisy das Widget aus.
Hinweis: Die Reiter können in der Konfiguration umbenannt werden. Auf deinem Bildschirm heißen sie deshalb eventuell anders als in diesem Artikel.
Widgets der Akte
Person und Stammdaten
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Stammdaten | Kerndaten der Person, frei wählbar |
| Hausarzt | Hausarzt der Person. Du wählst ihn aus der Suche oder trägst ihn selbst ein und klickst auf Speichern |
| Notizen | Freie Notizfelder, siehe unten |
| Zusammenführen | Hinweise auf mögliche Duplikate. Verfügbar mit der Berechtigung zum Zusammenführen |
Stammdaten kannst du einstellen: Profilbild anzeigen, unter Werte die Option Datum anzeigen und eine frei sortierbare Liste der Felder, die angezeigt werden.
Hinweis: Ob und wie das Alter neben dem Geburtsdatum erscheint, legst du für das Widget Stammdaten und den Kopfbereich der Akte gemeinsam fest. Öffne dazu Einstellungen → Account-Verwaltung → Patienten-Verwaltung → Allgemein → Grundeinstellungen und wähle unter Anzeige die gewünschte Option.
Notizen und Hinweise
Das Widget Notizen zeigt bis zu fünf Notizfelder, die du einzeln ein- und ausschaltest:
- das Feld für die Person selbst (Patient bzw. Kunde)
- Zusätzliche Notiz
- Ergänzendes Notizfeld (nur mit medizinischen Modulen)
- Cave (nur mit medizinischen Modulen). Hier hältst du wichtige Warnhinweise fest.
- Termin. Das ist die Notiz zum aktuell geöffneten Termin.
Jedes Feld hat einen eigenen Speichern-Button. Zusätzlich gibt es den Schalter Warnung anzeigen, wenn am heutigen Tag kein Termin vorhanden ist. Ist er an, weist das Widget mit dem Text „Am heutigen Tag ist kein Termin vorhanden.“ darauf hin.
Wo du die Bezeichnungen der Felder änderst, steht in Notizen & Hinweise.
Termine
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Termine | Alle Termine der Person, das ist die Terminhistorie |
| Terminserie | Die Terminserien der Person, siehe Terminserien |
Im Widget Termine legst du mit Neuer Termin einen Termin an. Mit den Filtern Aktiv, Angefragt, Abgelehnt und Storniert grenzt du die Liste ein. Die Filter erscheinen nur, wenn es Termine dieser Art gibt. Ein Suchfeld hilft beim Finden.
Optional zeigt das Widget eine Statistik mit Anzahl, Kurse & Gruppen und Brutto Gesamt. Du schaltest sie in der Konfiguration mit Statistik anzeigen (Anzahl, Brutto) ein oder aus.
Für das Widget Terminserie stellst du in der Konfiguration Terminserie ausblenden sobald ein: Terminserie verrechnet wurde (Vorbelegung), Letzter Termin abgeschlossen ist oder Manuell ausblenden. Mit dem Schalter Erstelldatum anzeigen blendest du das Erstelldatum der Serie ein. Details stehen in Terminserien.
Historie
Das Widget Historie listet alle Einträge der Akte in einer Liste oder als Kalender. Welche Dokumenttypen darin erscheinen, steht im Abschnitt „Dokumenttypen“. Mehr zur Historie in Verlauf & Historie.
Folgende Einstellungen gibt es:
- Ansicht: Liste oder Kalender.
- Höhe: Höhe der Historie in Pixel, mindestens 200.
- Mandant anzeigen: nur bei Lizenzen mit mehreren Mandanten.
- Behandler anzeigen
- Ersteller anzeigen und Ersteller Abkürzung anzeigen (unterhalb des Titels)
- Gesamtsumme aller Rechnungen anzeigen und Gesamtsumme offener Rechnungen anzeigen
Mit Alle aktivieren und Alle deaktivieren setzt du alle Eintragstypen auf einmal. Je Eintragstyp wählst du einen von drei Zuständen:
| Zustand | Wirkung |
|---|---|
| Aktiviert | Der Eintragstyp erscheint in der Historie. |
| Ausgeblendet | Der Eintragstyp erscheint zunächst nicht. Du kannst ihn über den Filter der Historie einblenden. |
| Deaktiviert | Der Eintragstyp steht in der Historie nicht zur Verfügung. |
- 1Eintragstyp Terminserie mit der Auswahl des Zustands.
Bei manchen Typen stellst du zusätzlich die Vorschau ein: Ausblenden, Kurzversion (200 Zeichen) oder Gänzlich anzeigen. Bei Rechnungen gibt es die Option Positionen anzeigen. Bei Dateien steuern Vorschau und Große Vorschau anzeigen, ob und wie groß ein Bild in der Historie erscheint. Der Schalter Thumbnails folgt direkt danach und ist standardmäßig aus. Schaltest du ihn ein, zeigt die Historie bei Bildern eine kleine Vorschau. Klicke sie an, um das Bild groß zu öffnen. Er wirkt nur auf Bilder. PDFs, Videos und andere Dateien folgen weiter dem Schalter Vorschau.
Dokumente erstellen
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Dokument erstellen | Eingabefelder für Dokumente wie Anamnese, Befund oder Rezept. Ein Widget kann einen Dokumenttyp oder eine Liste enthalten |
| Datei | Upload einer Datei in die Akte |
| Formulare erstellen | Formulare, die du für die Person anlegen kannst |
| Formulare | Die Formulare der Person |
Im Widget Dokument erstellen wählst du in der Konfiguration die Dokumenttypen aus, sortierst sie per Ziehgriff und setzt mit dem Absatz-Symbol eine Trennung nach einem Typ. Mit Alle auswählen und Keine auswählen wählst du alle Typen auf einmal. Ein Typ öffnet sich als Dialogfenster oder auf einer eigenen Seite. Je nach Typ gibt es weitere Optionen, etwa für Arzt- und Patientenbriefe.
Formulare richtest du wie in Formulare in der Patientenakte einrichten beschrieben ein.
Rechnung und Abrechnung
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Rechnungspositionen | Rechnungspositionen der Person |
| Leistungen | Abrechnungsleistungen der Person |
Werte
Werte sind Messwerte wie Blutdruck oder Gewicht. Die Werttypen legst du selbst an, siehe Feldtypen verwalten.
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Werte erstellen | Erfassung neuer Werte direkt in der Akte |
| Wertediagramm | Verlauf der Werte je Werttyp als Diagramm |
Bei Werte erstellen wählst du in der Konfiguration die Werttypen aus und sortierst sie. Mit Ansichtstyp legst du fest, ob ein Klick einen Dialog öffnet (Dialogfenster) oder das Formular direkt in der Akte steht (Formular). Ohne aktivierten Werttyp zeigt das Widget „Es wurde kein Wertetyp aktiviert.“
Beim Wertediagramm aktivierst du je Werttyp ein Diagramm und wählst Liniendiagramm oder Balkendiagramm. Bei mehreren aktiven Werttypen erhält jeder einen eigenen Reiter.
Laborbefundediagramm
Das Laborbefundediagramm zeigt Laborwerte aus den Laborbefunden der Akte als Verlauf. Jeder Laborwert bekommt einen eigenen Reiter. Reine Textbefunde erscheinen nicht.
Laborbefunde kommen nur über Schnittstellen in die Akte, zum Beispiel über Offisy Connect oder GDT. Du erfasst sie nicht von Hand.
In der Konfiguration wählst du den Diagrammtyp: Linie oder Balken. Das Widget erscheint nur, wenn Laborbefunde in deiner Lizenz enthalten sind.
Waren-Verbrauch
Benötigte Lizenz
Dieses Feature erfordert das Add-on Lagerverwaltung.
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Warenverbrauch (in der Konfiguration: Warenverbrauch hinzufügen) | Verbrauchte Waren für die Person erfassen |
| Verbrauchsliste (in der Konfiguration: Warenverbrauchsliste) | Bisher erfasste Verbräuche als Tabelle |
Im Widget Warenverbrauch wählst du eine der Ansichten Aus einer Leistung oder Nach Waren suchen. Ist ein Termin geöffnet, kommt eine dritte Ansicht mit dem Namen des Termins dazu. Die gewählten Waren erscheinen unter Ausgewählte Waren. Mit Speichern buchst du den Verbrauch, mit Verwerfen setzt du die Auswahl zurück.
- 1Umschalter zwischen Aus einer Leistung und Nach Waren suchen.
- 2Ausgewählte Waren mit Verbraucher und Menge.
- 3Speichern bucht den Verbrauch.
Die Verbrauchsliste hat die Spalten Warenname, ArtikelNr., EAN, Verbrauch, Verbraucher und Beschreibung. Sie lässt sich exportieren.
Beide Widgets haben keine eigenen Einstellungen. Mehr zur Lagerhaltung in Lagerbestand verwalten.
Weitere Widgets
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Diagnosen | Diagnosen der Person. Unter Einträge anzeigen wählst du Alle Einträge, Diagnosen, Dauerdiagnosen oder Externe Diagnosen. Mit Suche anzeigen und Datumsfilter anzeigen blendest du Suche und Filter ein |
| Eltern-Kind-Pass | Einträge zum Eltern-Kind-Pass, siehe Eltern-Kind-Pass |
| Aufgaben | Aufgaben, die mit der Person verknüpft sind |
| Nachrichten | Gesendete Nachrichten an die Person |
| E-Mails | E-Mails, die mit der Person verknüpft sind |
| e-card Transaktionen | e-card-Vorgänge (nur Praxis) |
| e-Wahlpartner | Daten zum e-Wahlpartner (nur Praxis) |
| Galerie | Dateien der Akte als Kacheln, siehe Galerie |
| Bodycharts | Bodycharts der Person, siehe Bodychart in der Patientenakte konfigurieren |
Dokumenttypen
Jeder Eintrag in der Historie hat einen Dokumenttyp. Diese Typen gibt es. Welche du siehst, hängt von Lizenz und Berechtigungen ab.
| Bereich | Dokumenttypen |
|---|---|
| Allgemein | Notiz, Termin, Terminserie, Datei, Rechnung, Formular, E-Mail, Nachricht, Aufgabe, Wert |
| Medizinisch | Anamnese, Diagnose, Rezept, Verordnung, Überweisung, Eingehende Überweisung, Transportschein, Arbeitsunfähigkeit, Gesundmeldung, Arztbrief, Patientenbrief, Externer Befund, Laborbefund, Psychotherapie-Bestätigung, Sportbefreiung, Arztbesuchsbestätigung, Eltern-Kind-Pass |
| Abrechnung | Leistung bzw. Abrechnungsleistung, Leistungsnachweis, DVP-Meldungen |
| Telemedizin | Telemedizin |
| e-card | e-Impfpass, e-KOS, e-Wahlpartner |
Die Namen von Arztbrief, Patientenbrief, Überweisung und Arztbesuchsbestätigung kannst du in den Einstellungen für medizinische Dokumente anpassen. Deine Akte zeigt dann den angepassten Namen.
Akte konfigurieren
Wo finde ich die Aktenkonfiguration?
- Öffne Einstellungen → Erweiterte Einstellungen.
- Klicke auf Patientenakte konfigurieren. In Desk heißt der Eintrag Kundenakte konfigurieren.
Voraussetzungen
- Du hast die Berechtigung Patient: Konfiguration bearbeiten. In Desk heißt sie Kunde: Konfiguration bearbeiten.
So gehst du vor
- Wähle oben bei Account den Account, dessen Akte du einstellst. Die Konfiguration gilt je Account.
- Klicke in einer Karte auf den Reiter des Widgets, das du einstellen willst. Darunter erscheinen seine Einstellungen.
- Ändere die Einstellungen.
- Klicke auf Speichern. Den Button gibt es oben und unten auf der Seite.
Zurücksetzen lädt die gespeicherte Konfiguration neu und verwirft deine ungespeicherten Änderungen.
Widgets hinzufügen, verschieben und entfernen
- Neue Karte anlegen: Klicke unter einer Spalte auf Hinzufügen und wähle ein Widget.
- Widget zu einer Karte hinzufügen: Klicke in der Reiterleiste auf das Plus-Symbol und wähle ein Widget. Bei Widgets mit Voreinstellungen (zum Beispiel Dokument erstellen) wählst du über den Pfeil daneben einen Dokumenttyp.
- Reiter umbenennen: Klicke auf den Namen des Reiters und tippe einen neuen Namen.
- Reiter verschieben: Ziehe ihn am Ziehgriff. Du kannst Reiter auch auf eine andere Karte ziehen.
- Karte verschieben: Öffne rechts in der Kartenleiste das Menü Aktionen und wähle Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben.
- Widget entfernen: Klicke auf das Kreuz am Reiter.
Ein Reiter mit Warnsymbol gehört zu einem Widget, das deine Lizenz nicht enthält. Er erscheint mit dem Hinweis „Sie haben nicht die benötigte Lizenz um dieses Widget zu benutzen.“ und ist in der Akte nicht sichtbar.
Hinweis: Die Widgets Terminserie, Laborbefundediagramm und Warenverbrauch erscheinen in der Liste nur, wenn deine Lizenz sie enthält.
Berechtigungen
| Berechtigung | Wofür |
|---|---|
| Patient: Konfiguration bearbeiten | Akte konfigurieren (in Desk: Kunde: Konfiguration bearbeiten) |
Ob ein einzelnes Widget in der Akte erscheint, hängt zusätzlich von der Berechtigung für dessen Inhalt ab, etwa Termine, Rechnungen oder Diagnosen.