Terminserien Praxis Desk

Eine Terminserie fasst mehrere Termine einer Person zu einem Paket zusammen, zum Beispiel eine 6er-Serie Massage. Du siehst in der Akte auf einen Blick, wie viele Termine gebucht sind und wie viele noch fehlen.

Benötigte Lizenz

Dieses Feature erfordert das Add-on Terminserie für Praxis und Desk.

Wo finde ich Terminserien?

Terminserien findest du an drei Stellen:

• In der Akte im Bereich Terminserie. Dort erstellst und verwaltest du die Serien einer Person.
• Im Formular Termin erstellen im Feld Terminserie. Dort ordnest du einen Termin einer Serie zu. Die Auswahl erscheint, sobald die Person eine Serie mit freien Plätzen hat.
• In Journaling unter Terminserie. Das ist die Auswertung über alle Serien, siehe Gutschein- und Terminserien-Report.

Hinweis: Ob der Bereich Terminserie in der Akte erscheint und wie er aussieht, legst du in der Aktenkonfiguration fest. Siehe Abschnitt „Terminserien in der Akte einrichten“ weiter unten.

Voraussetzungen

• Das Add-on Terminserie ist in deiner Lizenz enthalten.
• Du hast die Berechtigung Terminserie: Anzeigen. Zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen brauchst du zusätzlich Terminserie: Erstellen, Terminserie: Bearbeiten bzw. Terminserie: Löschen.

Terminserie erstellen

1. Öffne die Akte der Person.
2. Wechsle in den Bereich Terminserie.
3. Klicke auf Neue Terminserie. Der Dialog Terminserie erstellen öffnet sich.
4. Trage bei Anzahl an Terminen die Größe der Serie ein. Vorbelegt ist 6.
5. Wähle bei Leistungen eine oder mehrere Leistungen aus.
6. Wähle bei Benutzer die Personen aus, die die Termine durchführen.
7. Trage bei Bedarf eine Notiz ein.
8. Klicke auf Speichern.

Abb. 1Der Dialog „Terminserie erstellen“.

1. 1Anzahl an Terminen.
2. 2Leistungen.
3. 3Benutzer.
4. 4Notiz.

Leistungen und Benutzer sind Pflichtfelder. Der Name der Terminserie entsteht aus den gewählten Leistungen, getrennt durch Kommas.

Du kannst eine Terminserie auch direkt beim Anlegen eines Termins erstellen. Klicke dazu im Formular Termin erstellen auf Terminserie erstellen. Der Button erscheint, sobald du eine Person für den Termin gewählt hast.

Termin einer Terminserie zuordnen

1. Öffne das Formular Termin erstellen und wähle die Person.
2. Öffne im Feld Terminserie die Auswahl Terminserie auswählen.
3. Wähle die gewünschte Serie.
4. Speichere den Termin.

Abb. 2Das Formular „Termin erstellen“ mit gewählter Terminserie.

1. 1Button Terminserie erstellen.
2. 2Feld Terminserie mit der gewählten Serie.
3. 3Button Terminserie bearbeiten.

Die Auswahl zeigt je Serie die Größe, den Namen, die offenen Termine, die zugewiesenen Benutzer und das Erstelldatum. Sie enthält nur Serien, die noch freie Plätze haben und nicht ausgeblendet sind. Eine bereits gewählte Serie bleibt immer sichtbar.

Über den roten x-Button neben der Auswahl entfernst du die Zuordnung wieder. Mit Terminserie bearbeiten öffnest du die gewählte Serie direkt im Formular.

Fortschritt einer Terminserie ablesen

Jede Serie erscheint im Bereich Terminserie als eigener Eintrag:

• Das Abzeichen links zeigt die Größe der Serie, zum Beispiel 6 ×, daneben den Namen.
• Der Fortschrittsbalken hat drei Abschnitte, von links nach rechts: Termine in der Vergangenheit, kommende gebuchte Termine und noch nicht gebuchte Plätze.
• Darunter stehen die gebuchten Termine mit Datum und Uhrzeit. Ein Klick auf den Terminnamen öffnet den Termin.
• Am Ende steht, wie viele Termine noch offen sind, zum Beispiel Noch 2 offene Termine.
• Eine hinterlegte Notiz steht in einem eigenen Feld.

Abb. 3Eine Terminserie in der Akte.

1. 1Fortschrittsbalken der Serie.
2. 2Button Neue Terminserie.

Terminserie im Kalender erkennen

Termine, die zu einer Serie gehören, tragen im Kalender einen Streifen mit einem Segment je Termin der Serie. Das Segment des aktuellen Termins ist hervorgehoben. Beim letzten Termin der Serie ist das besonders markiert.

Abb. 4Terminblock mit Serienstreifen am linken Rand.

Terminserie bearbeiten

1. Öffne im Bereich Terminserie das Aktionsmenü des Eintrags.
2. Klicke auf Bearbeiten.
3. Ändere Anzahl an Terminen, Leistungen, Benutzer oder Notiz.
4. Klicke auf Speichern.

Die Anzahl der Termine kann nicht kleiner sein als die Zahl der bereits gebuchten Termine.

Hinweis: Du kannst die Serie auch über die Historie der Akte bearbeiten. Ein Klick auf den Titel des Eintrags öffnet denselben Dialog.

Terminserie verrechnen

1. Öffne das Aktionsmenü des Eintrags.
2. Klicke auf Verrechnen.

Der Eintrag Verrechnen erscheint nur, solange noch Termine der Serie nicht verrechnet sind.

Bezahlstatus auf Offen setzen

Wurde eine Serie als bezahlt oder verrechnet markiert, kannst du sie wieder öffnen:

1. Öffne das Aktionsmenü des Eintrags.
2. Klicke auf Bezahlstatus auf Offen setzen.
3. Bestätige die Rückfrage Status auf Offen setzen.

Der Eintrag erscheint nur, wenn der Status nicht bereits Offen ist, und erfordert die Berechtigung Terminserie: Bearbeiten.

Terminserie ausblenden oder einblenden

Der Menüeintrag Ausblenden bzw. Einblenden steht nur zur Verfügung, wenn in der Aktenkonfiguration die Option Manuell ausblenden gewählt ist.

Oberhalb der Liste erscheinen dann die Filter Alle, Aktiv und Inaktiv mit der jeweiligen Anzahl. Ausgeblendete Serien findest du unter Inaktiv. Sie erscheinen nicht mehr in der Auswahl im Formular Termin erstellen.

Terminserie löschen

1. Öffne das Aktionsmenü des Eintrags.
2. Klicke auf Löschen.
3. Bestätige die Rückfrage Terminserie löschen.

Offisy entfernt die Terminserie danach. Im Terminserien-Report kannst du gelöschte Serien mit dem Status Alle inklusive gelöschte weiterhin einsehen.

Terminserien in der Akte einrichten

Den Bereich Terminserie stellst du unter Einstellungen → Erweiterte Einstellungen → Patientenakte konfigurieren ein. Wähle dort den Reiter Terminserien. Wie die Konfiguration grundsätzlich funktioniert, steht in Aufbau der Akte.

Einstellung	Wirkung
Terminserie ausblenden sobald	Legt fest, wann eine vollständig gebuchte Serie aus der Liste verschwindet
Erstelldatum anzeigen	Zeigt das Erstelldatum neben dem Namen

Bei Terminserie ausblenden sobald stehen drei Optionen zur Wahl:

• Terminserie verrechnet wurde: Die Serie bleibt sichtbar, solange sie nicht verrechnet ist. Das ist die Standardeinstellung.
• Letzter Termin abgeschlossen ist: Die Serie verschwindet, sobald der letzte Termin abgeschlossen ist.
• Manuell ausblenden: Du blendest Serien selbst aus und ein.

Serien mit noch freien Plätzen bleiben bei den ersten beiden Optionen immer sichtbar.

Zusätzlich kannst du in der Historie einstellen, ob Terminserien dort erscheinen. Wähle im Reiter Historie beim Eintrag Terminserie die Einstellung Aktiviert, Ausgeblendet oder Deaktiviert.

Terminserie oder Kurs?

Eine Terminserie gehört zu genau einer Person. Sie bündelt deren Einzeltermine. Ein Kurs richtet sich an mehrere Teilnehmer:innen mit Teilnehmerlimit, siehe Kurs erstellen.

Berechtigungen

Berechtigung	Wofür
Terminserie: Anzeigen	Bereich Terminserie in der Akte sehen
Terminserie: Erstellen	Button Neue Terminserie
Terminserie: Bearbeiten	Bearbeiten, Bezahlstatus auf Offen setzen, Ausblenden und Einblenden
Terminserie: Löschen	Löschen
Terminserie: Auswertung	Terminserien-Report in Journaling