Benachrichtigungen konfigurieren Praxis Desk

Hier legst du fest, wie automatische Termin-Benachrichtigungen per SMS und E-Mail aussehen und wann sie versendet werden.

Dieser Artikel beschreibt die Einstellungen dahinter. Das manuelle Versenden einer einzelnen Nachricht aus der Kundenliste beschreibt der Artikel Benachrichtigungen senden.

Wo finde ich die Benachrichtigungs-Einstellungen?

Öffne in der Hauptnavigation Nachrichten, klicke auf den Pfeil neben Nachricht senden und wähle Einstellungen. Die Seite heißt Nachrichteneinstellungen und gliedert sich in die Tabs Grundeinstellungen, Benachrichtigung, E-Mail, SMS und Geburtstagsnachricht.

Abb. 1Die fünf Tabs der Nachrichteneinstellungen.

1. 1Grundeinstellungen: Anrede und Schwellenwert-Warnung.
2. 2Benachrichtigung: Standardversand und Terminerinnerung.
3. 3E-Mail: Design und Textbausteine je Ereignis.
4. 4SMS: Limit, Textbausteine und Platzhalter.
5. 5Geburtstagsnachricht: automatischer Geburtstagsgruß.

Benötigte Lizenz

Das Feature erfordert das Modul Benachrichtigungen. Ist es nicht aktiv, erscheint der Menüpunkt nicht.

Voraussetzungen

• Du hast die Berechtigung Nachrichten & Benachrichtigung: Einstellungen.

Grundeinstellungen

• Unternehmensbezeichnung – Name, der in Benachrichtigungstexten als Platzhalter verwendet wird.
• Anredeform – Anrede-Vorlage, z. B. „Sehr geehrte/r {Anrede} {Nachname}”.
• Benachrichtigung bei Überschreiten des Schwellenwertes – mit dem Schalter Benachrichtigung senden aktivierst du eine Warnung, sobald der Schwellenwert (Anzahl) überschritten wird.

Benachrichtigung

• Standardversand – bei Terminen und Teilnahmen an Kursen und bei Erinnerungen legen jeweils den Standard-Kanal fest: Deaktiviert, SMS oder E-Mail.
• Standardeinstellung für „Benachrichtigung senden“ – Schalter bei Terminänderung, bei Terminstornierung und bei Terminanfrage. Ein Hinweistext zeigt: „Die Option ist aktiviert, sofern der Termin nicht in der Vergangenheit liegt.“
• Terminerinnerung – im Feld Zeitpunkt zum Versenden vor Terminbeginn wählst du einen vorgegebenen Wert aus einer Dropdown-Liste, z. B. 15 Minuten, 1 Stunde, 1 Tag oder 14 Tage. Ein freies Eingabefeld für Minuten gibt es nicht.

Abb. 2Der Zeitpunkt für die Terminerinnerung ist eine Dropdown-Auswahl, kein freies Minutenfeld.

E-Mail

• Design – Logo auswählen, Hauptfarbe und Sekundärfarbe für die E-Mail-Vorlage.
• Benachrichtigung – Reply-To setzen sowie die Anzeige von Name der Dienstleistung, (Brutto-)Preis, Standort, Benutzer und Dauer in der Benachrichtigung. Im Bereich ICS-Datei legst du das Beschreibungsfeld für den beigefügten Kalendereintrag fest. Oberhalb der Termine und Unterhalb der Termine sind Rahmentexte für alle E-Mails.
• Einzelleistung – eigene Vorschau je Ereignis: Buchung, Änderung, Akzeptierung, Ablehnung, Stornierung und Erinnerung.
• Kurs / Gruppenleistung – eigene Vorschau je Ereignis: Buchung, Abmeldung und Erinnerung.

SMS

• Allgemeines – Max. Anzahl an SMS pro Benachrichtigung, Rahmentext Zu Beginn der Nachricht und Am Ende der Nachricht.
• Textbausteine – die verfügbaren Platzhalter: %ANREDE%, %ANREDEGESCHLECHT%, %KUNDENNAME%, %KUNDENVORNAME%, %KUNDENNACHNAME%, %FIRMENNAME%, %LEERZEILE% und %KUNDENNUMMER%.
• Erinnerung, Einzelleistung und Kurs / Gruppenleistung – eigene Texte je Ereignis, mit denselben Textbausteinen.

Abb. 3Die Textbausteine sind die einzigen Platzhalter für Benachrichtigungstexte.

Hinweis: Die Absenderkennung für SMS legt Offisy zentral fest. Im Bereich Nachrichteneinstellungen kannst du sie nicht selbst ändern.

Hinweis: Der SMS-Versand ist in der Regel kostenpflichtig und von deinem Kontingent abhängig.

Geburtstagsnachricht

• Aktivieren – schaltet den automatischen Versand einer Geburtstagsnachricht ein. Ist der Schalter aktiv, erscheint das Feld Nachricht für den Text.

Berechtigungen

Nur Benutzer:innen mit der Berechtigung Nachrichten & Benachrichtigung: Einstellungen können diese Seite öffnen und bearbeiten.