Dokumentenversand an Patient:innen Praxis Desk

Mit dem Dokumentenversand schickst du Patient:innen Dokumente nicht als E-Mail-Anhang, sondern als sicheren, optional passwortgeschützten Download-Link.

Benötigte Lizenz

Der Dokumentenversand ist Teil der Praxis- und Desk-Lizenzen bzw. als Add-on Dokumentenversand zubuchbar.

Voraussetzungen

• Modul Dokumentenversand aktiv (Bestandteil deiner Lizenz oder als Add-on gebucht). Ohne das Modul fehlen alle unten beschriebenen Buttons und Optionen.
• Berechtigung Übermitteln für den Versand aus der Akte, Rechnungsausgabe und Formularen.
• Berechtigung Termin: Anzeigen für den Versand der Terminübersicht.
• Eine hinterlegte, gültige E-Mail-Adresse bei der Patientin oder dem Kunden.

So gehst du vor

Dokumente aus der Akte versenden

1. Öffne die Patientenakte und klicke oben rechts auf das Aktionsmenü (der kleine Dropdown-Button neben Raum wählen).
2. Wähle Dokumente per E-Mail versenden.
3. Wähle im Schritt Einträge auswählen die gewünschten Dokumente aus der Dokumenten-Historie.
4. Prüfe die Auswahl im Schritt Einträge vorbereiten.
5. Fülle im Schritt E-Mail Einstellungen die E-Mail-Angaben aus (siehe unten).
6. Klicke auf Senden.

Abb. 1Schritt 1, Einträge auswählen: die Dokumente stammen aus der Dokumenten-Historie der Akte.

Sind keine Dokumente vorhanden, zeigt die Akte den Hinweis Keine Einträge vorhanden. Nach dem Versand erscheint die Meldung "[Dokumenttyp] wurde erfolgreich versendet." bzw. "... wurden erfolgreich versendet." bei mehreren Dokumenten.

Zu den versendbaren Dokumenttypen zählen unter anderem Arztbrief, Patientenbrief, Befund, Notiz, Beleg, Überweisung, Sportbefreiung, Arztbesuchsbestätigung und Eltern-Kind-Pass.

Terminübersicht versenden

1. Öffne die Patientenakte und wähle im Aktionsmenü den Eintrag Terminübersicht.
2. Wechsle im Vollbild-Fenster Terminübersicht auf den Tab Per E-Mail versenden.
3. Wähle links im E-Mail-Formular die gewünschten Angaben und prüfe die Vorschau rechts.
4. Klicke unten auf Per E-Mail versenden.

Ohne aktives Modul steht dir im Fenster Terminübersicht nur der Tab Übersicht mit den Buttons Öffnen, Herunterladen und Drucken zur Verfügung. Nach dem Versand erscheint die Meldung "Die Terminübersicht wurde erfolgreich versendet."

Rechnung, Beleg oder Honorarnote versenden

1. Öffne die Ausgabe einer Rechnung, eines Belegs oder einer Honorarnote.
2. Wähle bei den Ausgabe-Optionen Per Dokumentenversand versenden.
3. Klicke auf den Button Per Dokumentenversand senden.
4. Das Fenster Per E-Mail versenden öffnet sich direkt im Schritt E-Mail Einstellungen, vorbelegt mit dem jeweiligen Dokument.
5. Fülle die E-Mail-Angaben aus und klicke auf Senden.

Nach dem Versand markiert Offisy das Dokument als gedruckt und protokolliert die E-Mail in der Rechnungshistorie.

Formular versenden

1. Öffne in der Patientenakte den Tab Formulare.
2. Klicke bei einem ausgefüllten Formular auf das Aktionsmenü.
3. Wähle Per E-Mail versenden.

Diese Aktion erscheint nur, wenn das Formular ausgefüllt oder abgelaufen ist und ein fertiges Dokument vorliegt.

E-Mail-Einstellungen

Im Schritt bzw. Tab E-Mail Einstellungen stehen dir folgende Angaben zur Verfügung:

• E-Mail-Adresse des Empfängers, vorbelegt mit der ersten E-Mail-Adresse der Patientin oder des Patienten. Zur Auswahl stehen auch Zuweiser und Hausarzt (siehe unten). Ist die Adresse ungültig, zeigt Offisy den Hinweis "Die E-Mail Adresse ist nicht valide."
• Feld Dateiname für den Namen der bereitgestellten Datei.
• Schalter Passwortgeschützt versenden. Aktivierst du ihn, erscheint das Feld Passwort. Ohne Passwort zeigt Offisy den Warnhinweis "Nicht passwortgeschützt".
• Auswahl Nachrichteneinstellungen mit Button Verwalten, falls mehrere Vorlagen zur Auswahl stehen.
• E-Mail-Text mit Platzhaltern wie {ANREDE}, {DATEINAME}, {UNTERNEHMEN}, {PATIENTENNAME}, {DATUM}, {GUELTIGKEIT}, {SVN}, {VORNAME}, {NACHNAME} und {PASSWORTGESCHUETZT}.

Der E-Mail-Text muss entweder {BUTTON} oder {LINK} enthalten, sonst schlägt der Versand fehl.

Empfänger auswählen

Die Empfängerauswahl enthält in dieser Reihenfolge:

1. E-Mail-Adresse der Patientin oder des Patienten (vorausgewählt)
2. zweite E-Mail-Adresse, falls hinterlegt
3. Zuweiser
4. Hausarzt
5. Benutzerdefinierte E-Mail Adresse

Zuweiser und Hausarzt sind die Ärztinnen und Ärzte, die du bei der Patientin oder dem Patienten in der Kundenkartei hinterlegt hast. Die Einträge zeigen Rolle und Namen. So erkennst du, an welche Praxis der Versand geht. Ist kein Zuweiser oder Hausarzt hinterlegt, erscheint dafür kein Eintrag.

Hat ein hinterlegter Eintrag keine E-Mail-Adresse, ist der Eintrag ausgegraut und nicht auswählbar. Offisy zeigt dazu den Hinweis "Keine E-Mail-Adresse hinterlegt". Trage die Adresse direkt beim Eintrag in der Kundenkartei nach.

Pro Versand wählst du genau einen Empfänger. Willst du die Patientin oder den Patienten und den Hausarzt informieren, versendest du zweimal. Die Empfängerauswahl gilt für alle Dokumenttypen des Dokumentenversands, nicht nur für Arztbriefe.

Passwort und Gültigkeit

Ist ein Standardpasswort in den Einstellungen hinterlegt, füllt Offisy das Feld Passwort automatisch aus:

• Sozialversicherungsnummer (ohne Sonderzeichen)
• Geburtsdatum als TTMMJJJJ oder als JJJJMMTT
• ein frei definiertes Passwort

Ohne Standardpasswort verwendet Offisy die Sozialversicherungsnummer der Patientin oder des Patienten. Stimmt das Passwort nicht mit einer gültigen Sozialversicherungsnummer überein, zeigt Offisy den Hinweis "Sozialversicherungsnummer ist nicht valide."

Der Download-Link läuft nach der festgelegten Dauer ab. Das Ablaufdatum erscheint im E-Mail-Text über den Platzhalter {GUELTIGKEIT}.

Hinweis: Betreff, Standard-E-Mail-Text, Standard-Dateiname, Standard-Passwort-Modus und Gültigkeitsdauer legst du zentral in den Einstellungen unter E-Mail-Vorlagen im Reiter Dokumentenversand fest.