Duplikate zusammenführen Praxis Desk

Wenn ein:e Patient:in / Kund:in doppelt angelegt wurde, führst du die beiden Datensätze in einem Dialog zusammen. Du wählst dabei für jedes Feld, welche Seite du übernimmst.

Voraussetzungen

• Du bist mit der Berechtigung Patient / Kunde: Zusammenführen angemeldet.
• Das gilt nur mit dem Modul Mandanten und mindestens einem eingerichteten Mandanten. Dann brauchst du Zugriff auf die Mandanten, in denen das Duplikat Daten hat. Details stehen im Abschnitt Häufige Fehler.
• Hat das Duplikat Rechnungen, Kassabuchungen oder Honorarnoten, brauchst du zusätzlich die Berechtigung Rechnungen: Bearbeiten.
• Das gilt nur mit dem Modul Mahnwesen, wenn das Duplikat Mahnungen hat. Dann brauchst du zusätzlich die Berechtigung Mahnwesen: Bearbeiten. Ohne das Modul verschiebt Offisy Mahnungen ohne weitere Voraussetzung zum behaltenen Profil.

So gehst du vor

1. Starte das Zusammenführen an einer dieser Stellen:

   • Auf der Seite Dubletten: Wähle zwei Datensätze einer Gruppe aus und klicke auf Zusammenführen.
   • In der Kundenliste: Klicke im Zeilenmenü auf Zusammenführen (nur mit der Berechtigung zum Zusammenführen sichtbar).
   • Im Ecard-Dialog.
   • Bei den Wartelisten-Aktionen: Kunden zusammenführen.

   Startest du über Kundenliste, Ecard-Dialog oder Wartelisten-Aktionen, öffnet sich zuerst eine Auswahl des zweiten Kunden. Sie zeigt eine Übersicht des bereits bekannten Kunden und ein Suchfeld. Das Suchfeld schlägt schon ohne Eingabe ähnliche Kunden vor.

Abb. 1Suche nach dem Duplikat-Datensatz, bevor sich die Ansicht zum Zusammenführen öffnet.

2. Wähle im Dialog Zusammenführen für jedes Feld per Auswahlknopf, welche Seite du übernimmst. Die dritte Spalte zeigt das Ergebnis und lässt sich bei Bedarf direkt bearbeiten.
   • Der Dialog öffnet sich in voller Breite. Er hat bis zu sechs Reiter: Allgemeine Einstellungen, Versicherung, Arbeitgeber, Kontaktperson, Sonstiges und Terminbucher.
   • Der Reiter Terminbucher erscheint nur, wenn der behaltene Datensatz einen Terminbucher hinterlegt hat. Er zeigt dessen Daten nur an.
   • Offisy blendet Zeilen aus, bei denen beide Datensätze keinen Wert haben und du auch nichts eintragen kannst. Felder mit Eingabemöglichkeit bleiben sichtbar. Bleibt in einem Abschnitt keine Zeile übrig, verschwindet auch dessen Überschrift.
3. Prüfe die Vorauswahl:
   • Hat nur eine Seite einen Wert, wählt Offisy diese Seite vor. Das gilt auch für Werte, die nur das Duplikat hat.
   • Sobald ein Datensatz eine Abmeldung hat, zeigt der Abschnitt ELGA Opt-Out im Reiter Sonstiges die Zeile Abmeldung speichern.
   • Haben beide Datensätze unterschiedliche Abmeldungen, wählt Offisy die Kombination aus beiden vor.
   • Verweist das Feld Mitversichert bei auf einen der beiden zusammengeführten Datensätze, leert Offisy es beim Zusammenführen. Die Zeile bietet den verknüpften Patienten oder den Freitext (Name und SVNR) als eine Auswahl an. Hat nur das Duplikat eine Verknüpfung, bleibt der Freitext des Originals erhalten.
   • Du kannst stattdessen auch nur das Original oder nur das Duplikat wählen.
4. Klicke auf Zusammenführen, um den Vorgang abzuschließen.

Abb. 2Im Dialog wählst du je Feld, welche Seite übernommen wird.

1. 1Reiterleiste.
2. 2Auswahlknöpfe einer Zeile: du wählst, ob der linke oder der rechte Wert übernommen wird.
3. 3Ergebnisspalte, die du direkt bearbeiten kannst.
4. 4Warnhinweis und Button Zusammenführen.

Hinweis: Der Dialog warnt dich vor dem Bestätigen: „Das Profil „{Name}" wird im Anschluss gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!"

• Offisy überträgt alle verknüpften Daten des gelöschten Profils auf den verbleibenden Datensatz, darunter Ecard-Einträge, DVP-Einträge, Body Charts, Formulare, Videosprechstunden und Warenbewegungen.
• Offisy löscht das nicht übernommene Profil anschließend.
• Offisy protokolliert den Vorgang im Verlauf.

Du kannst das Zusammenführen nicht rückgängig machen.

Häufige Fehler

Vor dem Zusammenführen prüft Offisy, ob du alle Daten des Duplikats (das Profil, das gelöscht wird) übernehmen darfst. Ist das nicht der Fall, bricht Offisy den Vorgang ab und zeigt eine Meldung an. Die Prüfung auf Rechnungen und Mahnungen gilt auch ohne das Modul Mandanten.

„Das Duplikat hat Rechnungen, Kassabuchungen oder Honorarnoten. Zum Zusammenführen ist die Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen nötig.“ Das Duplikat hat Rechnungen, Kassabuchungen oder Honorarnoten (gelöschte zählen mit). In der Firma der Belege fehlt dir die Berechtigung Rechnungen: Bearbeiten. Lass dir die Berechtigung geben oder bitte eine berechtigte Person um das Zusammenführen.

„Das Duplikat hat Mahnungen. Zum Zusammenführen ist die Berechtigung zum Bearbeiten von Mahnungen nötig.“ Diese Meldung erscheint nur mit dem Modul Mahnwesen. Das Duplikat hat Mahnungen, und dir fehlt in jeder Firma mit Mahnungen die Berechtigung Mahnwesen: Bearbeiten. Lass dir die Berechtigung geben oder bitte eine berechtigte Person um das Zusammenführen.

Die folgenden drei Meldungen erscheinen nur mit dem Modul Mandanten und mindestens einem eingerichteten Mandanten.

„Das Duplikat hat Rechnungen, Kassabuchungen oder Honorarnoten in Mandanten ohne Zugriff oder ohne Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen.“ Die Rechnungen, Kassabuchungen oder Honorarnoten des Duplikats liegen in Mandanten, auf die du keinen Zugriff hast. Entweder bist du dem Mandanten nicht zugewiesen, oder die Mandantenbedingung deiner Berechtigung Rechnungen: Bearbeiten schließt ihn aus. Das gilt auch für Belege ohne Mandant.

Bitte eine Person mit passender Berechtigung und Zugriff auf diese Mandanten um das Zusammenführen.

„Das Duplikat hat Mahnungen in Mandanten ohne Zugriff oder ohne Berechtigung zum Bearbeiten von Mahnungen.“ Diese Meldung erscheint nur, wenn die Firma auch das Modul Mahnwesen hat. Die Mahnungen des Duplikats liegen in Mandanten, auf die du keinen Zugriff hast. Entweder bist du dem Mandanten nicht zugewiesen, oder die Mandantenbedingung deiner Berechtigung Mahnwesen: Bearbeiten schließt ihn aus.

Das gilt auch für Mahnungen ohne Mandant. Bitte eine Person mit passender Berechtigung und Zugriff auf diese Mandanten um das Zusammenführen.

„Das Duplikat hat Termine, Gutscheine, Abrechnungsleistungen, Kursteilnahmen, Warenbewegungen oder mitversicherte Patienten in Mandanten ohne Zugriff.“ Diese Daten des Duplikats sind auf Mandanten beschränkt, denen du nicht zugewiesen bist:

• Termine, Gutscheine und Abrechnungsleistungen.
• Kursteilnahmen: Offisy prüft gegen die Mandanten des Kurses.
• Warenbewegungen: Offisy prüft gegen die Mandanten der Ware bzw. Warenkategorie.
• Patient:innen, die bei dem Duplikat mitversichert sind (Mitversichert bei).

Bitte eine Person mit Zugriff auf diese Mandanten um das Zusammenführen.