Formulare mit Patient:innen teilen Praxis Desk

Du kannst Formulare auf verschiedenen Wegen an deine Patient:innen übermitteln. Sie erfassen die Daten bequem auf ihrem eigenen Endgerät (Smartphone, Tablet, PC).

Benötigte Lizenz

Dieses Feature erfordert das Add-on Formulare für Praxis und Desk.

Voraussetzungen

• Du hast das Formular in den Einstellungen erstellt und für die Patientenakte freigeschaltet.
• Für den E-Mail-Versand brauchst du eine gültige E-Mail-Adresse im Patientenstamm.

So gehst du vor

Variante 1: Über die Patientenakte (Einzelversand)

1. Öffne die gewünschte Patientenakte.
2. Wähle den Tab Formulare erstellen.

Abb. 1Im Tab Formulare erstellen stehen die drei für die Akte freigeschalteten Formulare zur Auswahl.

3. Klicke auf das gewünschte Formular aus der Liste.
4. Wähle im folgenden Dialog eine der beiden Optionen:
   • Formular ausfüllen: Die Patient:in steht direkt vor dir. Du oder sie füllt das Formular am Praxis-Gerät aus.
   • Formular mit dem Patient:in teilen: Öffnet einen weiteren Dialog mit den Tabs Individueller Link (QR-Code sowie ein kopierbarer Link) und E-Mail versenden.

Variante 2: Über das Journaling (Massenversand)

Möchtest du ein Formular an viele Empfänger gleichzeitig senden (z. B. eine neue DSGVO-Einwilligung):

1. Navigiere zu Journaling > Formulare.
2. Klicke oben rechts auf den Dropdown-Button Neues Formular versenden und wähle das gewünschte Formular aus.
3. Füge Empfänger über das Suchfeld hinzu, gib sie manuell ein oder lade eine CSV-Datei hoch.
4. Klicke auf Senden.

Variante 3: Aus der Warteliste

Du kannst Formulare auch direkt aus der Warteliste versenden:

1. Öffne die Warteliste und klicke bei der gewünschten Patient:in auf das Aktionsmenü.
2. Wähle Dokument erstellen.
3. Wähle das gewünschte Formular aus der Liste. Je nach Konfiguration listet Offisy hier neben Formularen auch andere Dokumenttypen auf (z. B. Arztbesuchsbestätigung).
4. Offisy sendet das Formular mit dem Terminkontext.

Hinweis: Unter Einstellungen > Weitere Module > E-Mail Vorlagen > Tab Formularversand legst du den Standardtext der E-Mail fest. Dort stellst du auch die Gültigkeitsdauer der Links ein.

Formular mit einem Termin verknüpfen

Wählst du am Termin im Wartezimmer über Dokument erstellen ein Formular, verknüpft Offisy es automatisch mit diesem Termin. Das gilt, wenn du es mit der Patient:in teilst oder intern ausfüllst. Das Schnellmenü Formulare erstellen im Warteraum gibt den Termin ebenfalls mit.

Die Terminzuordnung bleibt erhalten, wenn du:

• ein Formular mit Erneut senden noch einmal an die Patient:in schickst.
• aus einem intern ausgefüllten Dokument über An Patient senden einen Ausfüllvorgang machst.

Den Termin siehst du in der Formular-Ansicht der Patientenakte, die Formulare eines Termins im Kalender. Mehr dazu steht unter Formulare abschließen und Termin ansehen.