Generischen Link für ein Formular verwenden Praxis Desk

Ein generischer Link ist ein dauerhafter Link mit QR-Code für ein Formular. Beliebig viele Personen füllen darüber das Formular aus, ohne dass du vorab eine Patientenakte auswählst. Du hängst den QR-Code zum Beispiel in der Praxis aus oder verlinkst ihn auf deiner Website.

Voraussetzungen

Benötigte Lizenz

Dieses Feature erfordert das Add-on Formulare für Praxis und Desk.

• Das Formular existiert und ist in der Formularliste im Journaling sichtbar.
• Du hast die Berechtigung, Formulare zu erstellen. Ohne sie erscheint der Dropdown Generischer Link nicht.

So gehst du vor

Link erzeugen und weitergeben

1. Öffne Journaling > Formulare.
2. Klicke auf den Dropdown Generischer Link.
3. Wähle das Formular aus. Formulare mit aktivem Link tragen das Badge Aktiv.
4. Das Fenster {Formularname} – Generischer Link öffnet sich. Hat das Formular noch keinen aktiven Link, erzeugt Offisy ihn beim Öffnen.
5. Gib den Link weiter:
   • Öffnen: Öffnet das Formular in einem neuen Tab.
   • Drucken: Druckt den QR-Code mit dem Hinweis „Scannen Sie diesen QR-Code, um das Formular auszufüllen“.
   • Das Symbol neben dem Feld Formular-Link kopiert den Link in die Zwischenablage.

Abb. 1Das Fenster Generischer Link mit QR-Code und Formular-Link (hier unkenntlich gemacht).

Link ersetzen oder deaktivieren

1. Öffne das Fenster Generischer Link des Formulars wie oben beschrieben.
2. Klicke auf Neuen Link erzeugen, um den Link zu ersetzen. Offisy deaktiviert den bisherigen Link. Du kannst ihn nicht mehr verwenden.
3. Klicke auf Link deaktivieren, um den Link ganz abzuschalten. Der Link ist danach nicht mehr aufrufbar.
4. Bestätige die Rückfrage.

Hinweis: Ausgedruckte QR-Codes und verschickte Links funktionieren nach einem Ersetzen oder Deaktivieren nicht mehr. Tausche sie danach aus.

Eingegangene Formulare zuordnen

Formulare, die über den generischen Link eingehen, erscheinen in der Tabelle mit der Herkunft Generischer Link. Ohne Patientenakte gehören sie zum Statusfilter Nicht zugeordnet.

1. Öffne Journaling > Formulare.
2. Wähle den Statusfilter Nicht zugeordnet.
3. Öffne das Aktionsmenü der Zeile und klicke auf Patient zuordnen.
4. Wähle im Feld Zuweisen an die Akte aus.
5. Bestätige mit OK.

Beim Abschließen eines Formulars wählst du die Akte alternativ im Reiter Zuweisung des Abschluss-Fensters.

Link in E-Mail-Vorlagen einfügen

Mit dem Platzhalter {ALLGEMEINER_LINK} fügst du den generischen Link in einen E-Mail-Text ein. Er ist für alle Empfänger:innen gleich. Alle Platzhalter stehen in den E-Mail-Einstellungen für Formulare und bei der Verknüpfung von Formularen mit Leistungen.

Häufige Fehler

• Der Dropdown Generischer Link fehlt. Dir fehlt die Berechtigung, Formulare zu erstellen. Bitte eine Administrator:in, sie freizuschalten.
• Der Link funktioniert nicht mehr. Jemand hat ihn mit Neuen Link erzeugen ersetzt oder mit Link deaktivieren abgeschaltet. Öffne das Fenster Generischer Link und erzeuge einen neuen Link.
• Ein eingegangenes Formular fehlt in der Akte. Es wartet unter dem Statusfilter Nicht zugeordnet. Ordne es einer Patientenakte zu.