Formulare erstellen und verwalten Praxis Desk

Mit dem Formular-Editor passt du digitale Formulare genau an deine Bedürfnisse an. Du kannst verschiedene Elemente kombinieren, um strukturierte Informationen von deinen Patient:innen abzufragen.

Voraussetzungen

Benötigte Lizenz

Dieses Feature erfordert das Add-on Formulare für Praxis und Desk.

So gehst du vor

1. Navigiere in den Einstellungen zum Menüpunkt Formulare.
2. Klicke auf die Schaltfläche Erstellen.

Abb. 1Über die Schaltfläche Erstellen oben rechts legst du ein neues Formular an.

3. Ziehe die gewünschten Elemente aus der linken Leiste per Drag-and-Drop in den Formularbereich. Ein Klick auf ein Element in der linken Leiste fügt es ebenfalls ein.
4. Alternativ klickst du im Formularbereich auf das Plus-Symbol Element hinzufügen. Wähle ein Element aus der Schnellauswahl oder über Alle Elemente ….
5. Klicke auf ein platziertes Element, um rechts dessen Einstellungen anzupassen. Je nach Elementtyp siehst du die Tabs Inhalt, Validierung, Bedingung und Design.
6. Nutze die Schaltfläche Speichern (oben rechts), um deine Änderungen regelmäßig zu sichern. Speichern ist erst möglich, wenn das Formular mindestens einen Abschnitt hat.

offisy · Einstellungen · Formulare · Editor

Abb. 2So ziehst du ein Textfeld in den Formularbereich und änderst seine Bezeichnung.

Kopfzeile des Editors verwenden

Die Kopfzeile des Editors bietet dir diese Funktionen:

• Zurück zur Liste: Du kehrst zur Formularliste zurück.
• Bearbeiten | Vorschau | Einstellungen: Mit dem Umschalter wechselst du den Modus. Die Einstellungen beschreibt Formular-Einstellungen ändern.
• Rückgängig und Wiederherstellen: Du nimmst Änderungen zurück oder stellst sie wieder her.
• Speichern: Das Ausklappmenü am Knopf enthält Patientenakte konfigurieren und Bearbeitung verwerfen. Patientenakte konfigurieren öffnet die Konfiguration der Akte in einem neuen Tab, siehe Formulare in der Patientenakte einrichten.

Den Formularnamen bearbeitest du direkt in der Kopfzeile.

Formular in der Vorschau prüfen

1. Klicke in der Kopfzeile im Umschalter auf Vorschau.
2. Wechsle mit Ausfüllen und Ausdruck zwischen Ausfüll- und Druckansicht.
3. Wähle im Modus Ausfüllen das Gerät in der Geräte-Leiste.
4. Hat das Formular mehr als einen Schritt, schaltest du zwischen Schritte und Eine Seite um.

Der Modus Ausdruck zeigt immer die Desktop-Darstellung. Bei Thieme-Bögen gibt es nur Ausfüllen.

Elemente auswählen

Die Elemente stehen in der linken Leiste unter zwei Tabs: Elemente und Patientenakte. Über das Feld Element suchen … findest du ein Element nach Namen. Mit Leiste einklappen blendest du die Leiste aus.

Im Tab Elemente stehen dir folgende Kategorien zur Verfügung:

Abb. 3Links die Elemente nach Kategorien, rechts der Aufbau des Formulars.

• Struktur: Gruppe (für Felder in einer Zeile), Trenner, Abstand. Felder stehen auch ohne Gruppe nebeneinander, siehe Elemente anordnen.
• Text & Medien: Überschrift, Text (für Erklärungen), Link, Bild (z. B. Logo), QR Code, Strichcode.
• Eingabefelder:
  • Textfeld (kurz), Nummerfeld, Textbereich (lang), E-Mail, Telefon
  • Optionsfelder (eine Wahl), Auswahl (Dropdown), Mehrfachauswahl (Checkboxen), Ankreuzfeld (Bestätigung)
  • Datumauswahl, Datum und Uhrzeit, Uhrzeit
  • Land, Arzt Auswahl, Unterschrift (digital), Datei hochladen, Skala, Fragentabelle, Bodychart
  • BMI, Cholesterin/HDL-Cholesterin, Taille/Hüfte (WHR), Taille/Körpergröße (WHtR), Körperoberfläche (BSA)

Wie du das Element Bodychart einsetzt, steht in Bodychart in einem Formular verwenden. Die Vorlagen dafür legst du unter Bodychart konfigurieren an.

Taille/Hüfte (WHR), Taille/Körpergröße (WHtR) und Körperoberfläche (BSA) bestehen jeweils aus zwei Eingabefeldern plus einem schreibgeschützten Ergebnisfeld.

• WHR: Taille und Hüfte in cm.
• WHtR: Taille und Körpergröße in cm.
• BSA: Körpergröße in cm und Körpergewicht in kg.

Sobald du beide Werte erfasst hast, berechnet Offisy das Ergebnis automatisch. Es rundet auf 2 Dezimalstellen. Das BSA-Ergebnis steht in m².

Im Tab Patientenakte findest du zusätzlich Felder, die direkt mit der Akte verknüpft sind:

• Stammdaten: Name, Anrede, Geburtstag, Adresse, Telefon, E-Mail, Soz. Ver., Pflichtversicherung, Zus. Pflichtversicherungen, Private Zusatzversicherung, Versicherungstyp, Kontaktperson, Zusendung Newsletter, Zustimmung WAHOnline.
• Werte: Individuell angelegte Werte.
• Dokumente: Zum Beispiel Diagnose.

Felder automatisch vorausfüllen

Bei Elementen aus dem Tab Patientenakte findest du im Tab Inhalt Schalter zum Vorausfüllen. Das Formular übernimmt beim Ausfüllen den Wert aus der Akte der zugeordneten Patient:in.

• Stammdaten: Mit dem Schalter Feld automatisch vorausfüllen übernimmt das Feld den Wert aus den Stammdaten.
• Werte: Mit dem Schalter Automatisch vorausfüllen übernimmt das Feld den Wert aus der Patientenakte.
• Welche Werte: Bei Werten mit mehreren Einträgen wählst du Letzter Wert oder Alle Werte.

Elemente anordnen

Du ordnest Elemente im Formularbereich per Ziehen an. Klicke zuerst auf das Element, das du bewegen willst.

Element verschieben

1. Klicke auf das Element. Über dem Element erscheint die Werkzeugleiste.
2. Ziehe das Element am Griff Element verschieben an die neue Stelle. Der Griff ist der letzte Knopf der Werkzeugleiste.

Wie du ein Element auf einen anderen Schritt verschiebst, steht in Schritte und Abschnitte.

Element duplizieren oder löschen

1. Klicke auf das Element. Über dem Element erscheint die Werkzeugleiste.
2. Klicke auf Element duplizieren oder Element löschen.

Du findest beide Funktionen auch unten im Einstellungsbereich als Buttons Duplizieren und Löschen.

Elemente nebeneinander ablegen

1. Ziehe ein Element über ein anderes Element, bis du den senkrechten Rand erreichst.
2. Lege das Element am linken oder rechten Rand ab. Die Zeile teilt sich, und das Element steht neben dem anderen.

Beim Ziehen zeigt eine Marke, was passiert:

• Prozentwert (z. B. „50 %“): So breit wird das Element in der Zeile.
• volle Breite: Das Element bekommt eine eigene Zeile.
• kein Platz für eine Teilung: Die Zeile ist zu voll. Du kannst das Element dort nicht daneben ablegen.

Die anderen Elemente der Zeile passen ihre Breite beim Ziehen sofort an. Das funktioniert auch, wenn du ein neues Element aus der linken Leiste ziehst.

offisy · Einstellungen · Formulare · Editor

Abb. 4Ein Feld am Griff über den rechten Rand eines anderen Felds ziehen: Die Marke zeigt 50 %, nach dem Ablegen stehen beide nebeneinander.

Breite eines Elements ändern

Du hast zwei Wege:

• Per Ziehen: Ziehe den Griff Zum Ändern der Spaltenbreite ziehen am rechten Rand des Elements. Eine Anzeige nennt die Breite in Prozent.
• Im Tab Design: Wähle unter Breite eine Stufe: voll, ½, ⅓ oder ¼. Mit dem Regler Widget-Breite anpassen stellst du die Breite stufenlos ein.

Die Breite gilt nur für das Gerät, das du gerade bearbeitest. Mehr dazu steht in Darstellung pro Gerät festlegen.

Überschrift gestalten

Den Text der Überschrift bearbeitest du im Tab Inhalt. Typ, Größe, Schriftstärke und Farbe stellst du im Tab Design ein.

Oben im Tab Design wählst du das Gerät: Desktop, Tablet oder Handy. Darunter steht der Block Schrift mit vier Feldern:

• Typ – Überschrift 1 bis 6 oder Paragraph. Der Typ gilt für alle Geräte.
• Größe – Die erste Option heißt Geerbt und zeigt die aktuelle Größe in pt, z. B. „Geerbt (14,7pt)“. Danach folgen 9 Stufen von kleiner bis größer als der Typ, jeweils in pt (z. B. 10,3pt bis 22pt bei Überschrift 1). Die Formular-Typografie wirkt weiter. Die Stufen beziehen sich auf den Typ.
• Schriftstärke
• Farbe

Abb. 5Der Block Schrift einer Überschrift auf Tablet: Die Größe weicht vom Desktop ab, am Label Größe steht der Knopf zum Zurücksetzen.

Größe je Gerät

Desktop ist der Grundwert. Bei Tablet und Handy erbt die Größe vom Desktop (Geerbt), bis du einen anderen Wert wählst.

• Weicht die Größe ab, erscheint am Label Größe der Knopf Auf Desktop zurücksetzen.
• Im Formularbereich markiert ein Geräte-Symbol die Überschrift. Der Tooltip lautet Abweichung für Tablet bzw. Abweichung für Handy.
• Wählst du den Wert, der auf Desktop gilt, entsteht keine Abweichung.

Beim Ausfüllen gilt die Größe des Geräts, also je nach Bildschirmbreite. Druck und PDF verwenden immer die Desktop-Größe.

Hinweis: Bestehende Formulare sehen unverändert aus. Die Größe ändert sich erst, wenn du im Tab Design eine Stufe wählst.

Layout und Texte stellst du für jedes Gerät getrennt ein. Wie das geht, steht in Darstellung pro Gerät festlegen.

Hilfetext hinzufügen

Du trägst den Hilfetext in der Einstellungsleiste eines Elements ein, im Feld Hilfetext. Bei Abschnitten gibt es dieses Feld nicht.

• Bei Eingabefeldern erscheint der Hilfetext beim Ausfüllen als „?“ an der Feldbeschriftung. Der Text zeigt sich, wenn du mit der Maus darüberfährst.
• Im Ausdruck – leer wie ausgefüllt – steht der Hilfetext bei Eingabefeldern unter der Frage. Bei Text-Elementen steht er unter dem Text.
• Blendest du die Feldbeschriftung aus, druckt Offisy den Hilfetext nicht.
• Bei Gruppen zeigt Offisy den Hilfetext nicht an.

Hilfetext zu einzelnen Antwortoptionen

Bei Optionsfeldern und Mehrfachauswahl kann jede einzelne Antwortoption zusätzlich einen eigenen Hilfetext tragen. Er gilt unabhängig vom Hilfetext des Feldes.

• Beim Ausfüllen erscheint er als „?“ neben der Beschriftung der Option.
• Im Leerausdruck steht er als kleiner Text unter der Option.
• Im ausgefüllten Ausdruck und bei den Auswahl-Chips ändert sich dadurch nichts.

Im Formular-Editor legst du diesen Options-Hilfetext derzeit nicht selbst fest. Bei Thieme-Aufklärungsbögen kommt er automatisch aus den Erklärungen des Bogens, siehe Thieme-Aufklärungsbögen.

Antworten einstufen

Im Tab Inhalt wählst du unter Einstufung eine Stufe: keine, mittel oder kritisch. Damit kennzeichnest du Antworten, die du durchsehen solltest. Das Feld gibt es bei jedem Element außer bei Abschnitten.

Eingestufte Antworten zeigt Offisy gesammelt in der Karte Eingestufte Antworten. Mehr dazu steht in Formulare verwalten und abschließen.

Häufige Fehler

• Fehlende Speicherung: Wenn du den Editor verlässt, ohne auf Speichern zu klicken, gehen deine Änderungen verloren. Gewöhne dir an, nach jedem größeren Block zu speichern.
• Lizenz nicht aktiv: Wenn der Menüpunkt Formulare nicht erscheint, prüfe in deinem Lizenzbereich, ob das Modul aktiviert ist.
• Erstellen ist ausgegraut: Die maximale Anzahl an Formularen deiner Lizenz ist erreicht.