Formulare abschließen Praxis Desk
Wenn Patient:innen ein Formular ausgefüllt haben, prüfst du die Angaben und schließt das Formular ab. Dabei übernimmst du Daten direkt in die Patientenakte.
Voraussetzungen
Benötigte Lizenz
Dieses Feature erfordert das Add-on Formulare für Praxis und Desk.
So gehst du vor
- Öffne Journaling > Formulare. Filter und Tabelle beschreibt Formulare – Journaling.
- Öffne bei einem Formular mit dem Status Ausgefüllt das Aktionsmenü (Icon rechts in der Zeile).
- Wähle Abschließen, um die Prüfung zu starten.
- Vergleiche in der Detailansicht die Eingaben der Patient:innen mit den Daten in der Akte.
- Rechts siehst du die Tabs Stammdaten, Werte, Bodychart, Dokumente und Zuweisung. Offisy zeigt nur Tabs mit Inhalt.
- Hat das Formular eingestufte Antworten, zeigt die Karte Eingestufte Antworten sie gesammelt mit Frage, Antwort und Einstufung.
- Aktiviere im Tab Stammdaten die Schalter bei den Feldern, die du übernehmen willst (z. B. Adresse, Telefonnummer). Klicke dann auf Patient aktualisieren.
- Speichere hochgeladene Dateien im Tab Dokumente mit Datei in die Historie speichern in der Akte. Wähle den Typ und klicke auf Speichern.
- Klicke auf Abschließen. Fehlen Pflichtangaben, bestätigst du mit Trotzdem abschließen.
Tipp: Im Abschließen-Fenster kannst du Antworten im Modus Anmerken direkt im Bogen ausfüllen. Mehr dazu unter Direkt im Bogen ausfüllen.
Hinweis: Bei e-card-Formularen mit aktivem Add-on schließt Über das e-card System übermitteln das Formular ab und öffnet die DBAS-Übermittlung.
Tipp: Du kannst abgeschlossene Formulare in der Patientenakte oben anheften:
- Öffne im Formulare-Tab der Akte das Aktionsmenü des Formulars. Der Tab heißt je nach Konfiguration z. B. Patientenformulare.
- Wähle Formular oben anheften.
Das Formular steht dann oben in der Liste. Mit Formular von oben lösen machst du das rückgängig. Mehr zum Anheften findest du unter Notiz-Eintrag anheften.
Termin und Dateien im Formular
Ist ein Formular mit einem Termin verknüpft, zeigt die Formular-Ansicht in der Patientenakte oben eine Zeile. Sie nennt Terminname, Datum und Uhrzeit und zeigt ein Kalender-Symbol. Ein Klick darauf öffnet den Termin. Ohne Zuordnung erscheint die Zeile nicht.
Im Ansichtsmodal des Formulars zeigt die Karte Hochgeladene Dateien unter den Tabs alle Dateien der Patient:in. Du siehst Name, Größe und Datum. Mit dem Öffnen-Button siehst du eine Datei an, mit in die Akte speichern legst du sie in der Patientenakte ab. Hat die Patient:in nichts hochgeladen, steht dort Keine Dateien hochgeladen.
Hinweis: Änderst du ein intern ausgefülltes Formular (neue Fassung), bleibt die Terminzuordnung bestehen. Beim Bearbeiten kannst du den Termin in der Seitenleiste im Feld Termin setzen, ändern oder entfernen. Das Feld erscheint nur, wenn dem Formular ein Patient zugeordnet ist.
Entfernst du den Termin, löst Offisy auch den Termin des zugehörigen Patientenformulars (der vom Patienten ausgefüllten Version).
Lehnt Offisy den Termin ab (nicht mehr verfügbar oder keine Berechtigung), speichert Offisy das Formular trotzdem. Die Meldung „Termin nicht zugeordnet“ erscheint.
Häufige Fehler
Unvollständige Daten: Haben Patient:innen wichtige Felder vergessen, öffne das Aktionsmenü (Icon rechts in der Zeile). Wähle An Patient senden, um das Formular erneut zu übermitteln.
Alle bisherigen Unterschriften gehen dabei verloren, die Patientin oder der Patient muss das Formular komplett neu unterschreiben. Dieselbe Aktion steht auch im Aktionsmenü eines in der Akte ausgefüllten Formulars: Der Patient füllt es dann mit den vorhandenen Werten weiter aus.
Falscher Patient: Ging ein Formular an einen Angehörigen, öffne die Abschlussansicht. Wähle im Tab Zuweisung unter Zuweisen an die richtige Patient:in und klicke auf Zuweisen.