Zahlungen erfassen und Bezahlstatus ändern Praxis Kasse Desk

Erfasse Zahlungseingänge zu einer Rechnung oder Honorarnote und ändere den Bezahlstatus.

Benötigte Lizenz

Teilzahlungen (mehrere Zahlungseingänge, Restbetrag) erfordern das Modul Teilzahlung. Ohne dieses Modul steht nur ein vereinfachter Dialog Bezahlstatus ändern (bezahlt/offen) zur Verfügung. Der Gutschein als Zahlungsart erfordert zusätzlich das Modul Gutschein.

Voraussetzungen

• Die Rechnung oder Honorarnote ist kein Entwurf, kein Training und nicht storniert.
• Der Bruttobetrag ist größer oder gleich 0.
• Du hast die Berechtigung Bearbeiten für Rechnungen.
• Belege lassen sich nicht mit einem Bezahlstatus versehen — nur Rechnungen und Honorarnoten.

So gehst du vor

1. Öffne die Rechnungsübersicht.
2. Klicke in der Zeile der Rechnung auf den Status-Badge Offen. Das öffnet direkt den Zahlungsdialog. Alternativ öffnest du das Zeilen-Aktionsmenü und klickst auf Zahlungseingänge (mit Modul Teilzahlung) oder Bezahlstatus ändern (ohne Modul).
3. Im Dialog Zahlungseingänge siehst du oben bereits erfasste Zahlungen, oder den Hinweis "Derzeit sind keine Zahlungseingänge vorhanden.". Bei aktivem Mahnwesen mit offenen Mahnkosten erscheint zusätzlich ein Abschnitt Mahnkosten.
4. Klicke auf Zahlungseingang hinzufügen und wähle eine Zahlungsart: eine konfigurierte Zahlungsart, POS-Terminal, oder Gutschein (nur mit Modul Gutschein).
5. Prüfe den Betrag. Offisy befüllt ihn mit dem offenen Saldo vor. Über die Schnellauswahl 10/25/33/50/75/100 % passt du den Betrag rasch an.
6. Trage das Zahldatum ein. Es muss vor oder gleich heute liegen und nach oder gleich dem Rechnungsdatum. Sonst erscheint die Meldung "Die Zahlung konnte nicht durchgeführt werden, da das Datum nicht valide ist.".
7. Trage optional eine Referenz ein.
8. Bei Barzahlung trägst du zusätzlich den gegebenen Betrag ein. Offisy berechnet daraus das Rückgeld.
9. Bestätige den Dialog. Offisy erstellt die Zahlung und zeigt die Meldung "Zahlungseingang — Die Zahlung wurde erstellt".

Gibst du einen Betrag unter dem offenen Saldo ein, bleibt die Rechnung teilweise offen. Erfasse weitere Zahlungseingänge, bis der Saldo 0 oder weniger beträgt. Danach wechselt der Bezahlstatus auf Bezahlt. Mehrere Teilzahlungen zu einer Rechnung sind nur mit dem Modul Teilzahlung möglich.

Ohne das Modul Teilzahlung nutzt du stattdessen den Dialog Bezahlstatus ändern und setzt den Status direkt auf bezahlt oder offen. Zusätzlich kannst du über Beleg aus Rechnung/Honorarnote erstellen einen Zahlungsbeleg erzeugen.

Einen einzelnen Zahlungseingang kannst du auch wieder stornieren, wenn er falsch erfasst wurde.

Hinweis: Der Status Offen zeigt einen offenen Saldo größer 0 (Icon Uhr). Der Status Bezahlt zeigt einen vollständig bezahlten Saldo (Icon Häkchen, grün). Mehr zu Storno, Training und Entwurf findest du im Artikel zu Rechnungstypen.

Häufige Fehler

• Zahldatum wird abgelehnt: Das Zahldatum liegt vor dem Rechnungsdatum oder in der Zukunft. Wähle ein Datum zwischen Rechnungsdatum und heute.
• Zahlungseingänge lassen sich nicht erfassen: Die Rechnung ist ein Entwurf, ein Training oder storniert. Solche Rechnungen erlauben keinen Bezahlstatus-Wechsel.
• Gutschein oder Teilzahlung fehlt in der Auswahl: Das jeweilige Modul ist nicht in deiner Lizenz aktiv. Wende dich an support@offisy.at.