Mahnungen zu offenen Rechnungen erstellen und verwalten Praxis Desk

Erstelle Mahnungen zu offenen Rechnungen, mit Mahngebühr, Verzugszinsen und Zahlungsfrist, und behalte alle Mahnungen in der Mahnliste im Blick.

Benötigte Lizenz

Benötigt das Modul/Add-on Mahnwesen für Praxis und Desk. Zusätzlich brauchst du die passenden Benutzerberechtigungen für Mahnwesen. Wenn das Modul in deiner Lizenz nicht enthalten ist, wende dich an support@offisy.at.

Voraussetzungen

• Das Modul Mahnwesen ist in deiner Lizenz aktiv.
• Du hast die Berechtigung Mahnwesen: Anzeigen und Mahnwesen: Erstellen, um Mahnungen zu erstellen.
• Für weitere Aktionen brauchst du zusätzlich Mahnwesen: Bearbeiten, Mahnwesen: Stornieren oder Mahnwesen: Einstellungen.
• Die Rechnung hat einen offenen Betrag größer als null. Entwürfe, stornierte, Trainings- und vollständig bezahlte Rechnungen bieten keine Mahnung an.
• Mindestens ein Mahnungstyp ist in den Einstellungen angelegt.

So gehst du vor

1. Öffne die Rechnungsliste oder das Journaling und such die betroffene Rechnung.
2. Klicke im Aktionsmenü der Rechnung auf Mahnung erstellen. Gibt es mehrere Mahnungstypen, wählst du den passenden Typ im Untermenü.
3. Im Dialog zum Erstellen der Mahnung (der Titel nennt Mahnungstyp und Rechnungsnummer) siehst du links das Formular und rechts die Rechnungsvorschau.
4. Prüfe im Abschnitt Zahlungskonditionen die Felder Mahngebühr, Verzugszinssatz und Zahlungsfrist. Sie sind aus dem gewählten Mahnungstyp vorbelegt, du kannst sie anpassen.
5. Lege im Abschnitt Zeitraum die Felder Von und Bis für die Zinsberechnung fest. Lässt du Bis leer, rechnet Offisy bis heute.
6. Kontrolliere die Live-Anzeige Verzugstage und Gesamte Verzugszinsen. Die Zinsen berechnen sich aus dem offenen Rechnungsbetrag, dem Verzugszinssatz und den Verzugstagen. Offisy teilt das Ergebnis durch 360 oder 365 Tage, je nach Zinsberechnungsmethode.
7. Passe im Abschnitt Text den Mahnungstext an. Über die Platzhalter fügst du zum Beispiel {MAHNGEBUEHR}, {VERZUGSZINSEN}, {ZAHLUNGSFRIST} oder {OFFENERBETRAG} ein.
8. Klicke auf Speichern. Offisy meldet die erfolgreiche Speicherung und öffnet die Mahnungs-Ansicht.
9. In der Mahnungs-Ansicht kannst du die Mahnung Per E-Mail versenden, Per Dokumentenversand versenden, Herunterladen, Drucken oder Bearbeiten. Mit Stornieren setzt du eine aktive Mahnung zurück.

Eine Mahnung hat einen Status: Offen, Ersetzt, Storniert oder Bezahlt. Zusätzlich zeigt Offisy den Bezahlstatus der Mahnung: Offen, Bezahlt oder Storniert.

Wo finde ich die Mahnungen?

Öffne im Hauptmenü im Bereich Auswertungen/Berichte den Menüpunkt Mahnungen. Die Mahnliste zeigt alle Mahnungen deines Unternehmens.

Oben rechts findest du ein Split-Dropdown: Der Hauptbutton Rechnungen bringt dich zurück zur Rechnungsliste. Im Dropdown findest du Spaltenkonfiguration und Einstellungen.

Über die Filter grenzt du die Liste ein: Zeitraum, Mandant, Status, Rechnungsstatus, Kunde, Ersteller und Mahntyp. Mit Filter zurücksetzen entfernst du aktive Filter.

Datentabelle

Die Tabelle zeigt unter anderem Rechnung, Kunde, Status, Bezahlt, Gebühr, Betrag, Zinsen, Mahntyp und Zahlungsziel. Welche Spalten sichtbar sind, legst du über Spaltenkonfiguration fest. Die Auswahl wird pro Benutzer gespeichert.

Über das Zeilenmenü einer Mahnung stehen dir dieselben Aktionen wie in der Mahnungs-Ansicht zur Verfügung: Anzeigen, Versenden, Bearbeiten und Stornieren.

Mahnungstypen und Zinsberechnung einstellen

1. Öffne Einstellungen → Mahnwesen oder klicke in der Mahnliste auf das Dropdown und wähle Einstellungen.
2. Im Tab Mahnungstypen siehst du alle angelegten Mahnstufen mit Mahngebühr, Verzugszinssatz und Zahlungsfrist als Detail-Chips.
3. Klicke auf Mahnungstyp erstellen, um eine neue Mahnstufe anzulegen.
4. Im Tab Allgemein des Formulars vergibst du Name, Farbe und bei aktivem Mandantenmodul den Mandant. Im Abschnitt Zahlungskonditionen legst du Mahngebühr, Verzugszinssatz und Zahlungsfrist fest. Im Abschnitt Mahnungstext hinterlegst du den Standardtext mit Platzhaltern.
5. Im Tab E-Mail-Vorlage legst du Betreff und Text für den Mahnungs-Mailversand fest. Hier stehen eigene Platzhalter wie {NUMMER}, {EMPFAENGER} oder {TYP} zur Verfügung.
6. Ziehe Mahnungstypen über das Griff-Icon in die gewünschte Reihenfolge. Offisy speichert die Sortierung automatisch.
7. Wechsle in den Tab Einstellungen, um die Zinsberechnungsmethode zu wählen: Kaufmännisches Jahr (360 Tage) oder Kalenderjahr (365 Tage). Klicke auf Speichern.

Häufige Fehler

• Kein Mahnungs-Menüpunkt an der Rechnung sichtbar: Prüfe, ob das Modul Mahnwesen aktiv ist und ob dir die Berechtigung Mahnwesen: Anzeigen und Mahnwesen: Erstellen zugewiesen ist.
• Mahnung lässt sich nicht erstellen: Die Rechnung hat keinen offenen Betrag mehr oder ist ein Entwurf, storniert oder eine Trainingsrechnung. Nur Rechnungen mit offenem Betrag über null bieten eine Mahnung an.
• Per Dokumentenversand versenden fehlt: Diese Aktion erscheint nur, wenn das Dokumentenversand-Recht bzw. -Modul in deiner Lizenz aktiv ist.