Kalender-Ansichten speichern und als Standard setzen Praxis Desk

Gespeicherte Ansichten sichern deine aktuelle Spalten- und Gruppierungskonfiguration im Kalender. Du kannst beliebig viele Ansichten anlegen und eine davon als Standard festlegen.

Hinweis: Gespeicherte Ansichten sind standardmäßig privat und nur für dich sichtbar. Mit der passenden Berechtigung gibst du eine Ansicht auch für dein Unternehmen frei. Mehr dazu im Abschnitt Sichtbarkeit einer Ansicht festlegen.

Wo finde ich die gespeicherten Ansichten?

Öffne den Kalender und klicke in der Werkzeugleiste auf das Zahnrad und dann auf den Button Ansichten. Dort verwaltest du alle gespeicherten Ansichten.

Voraussetzungen

• Du hast den Kalender konfiguriert (Spalten, Gruppierung), den du speichern möchtest.
• Lies zuerst Den neuen Kalender bedienen, wenn du mit dem Kalender noch nicht vertraut bist.

Neue Ansicht anlegen

1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Zahnrad und dann auf den Button Ansichten.
2. Im Dialog Ansichten siehst du die Abschnitte Persönlich und Geteilt. Klicke oben rechts auf + Neue Ansicht.

Abb. 1Der Demo-Account hat zwei persönliche Ansichten und eine geteilte. Ordination ist die Standardansicht.

1. 1Button + Neue Ansicht.
2. 2Griff zum Umsortieren der Ansicht.
3. 3Stern – setzt die Ansicht als Standard. Der ausgefüllte orange Stern kennzeichnet die Standardansicht.
4. 4Aktionsmenü der Ansicht.

3. Im Dialog Neue Ansicht erstellen füllst du die folgenden Abschnitte aus:
   • Allgemein – Bezeichnung und Sichtbarkeit (siehe Sichtbarkeit einer Ansicht festlegen).
   • Darstellung – Hier stellst du fünf Bereiche ein:
     • Zeitraum: Tag, 3 Tage, AW, Woche, Monat oder Liste.
     • Anordnung: Gruppe oben oder Tag oben. Die Auswahl erscheint erst, sobald du mindestens eine Spalte gewählt hast.
     • Kalenderfarben: Nach Leistung, Nach Mitarbeiter oder Nach Standort.
     • Anzeige: Schalter für Aktive Termine anzeigen, Angefragte Termine anzeigen, Gelöschte Termine anzeigen, Aufgaben anzeigen, Geburtstage anzeigen, Feiertage anzeigen, Leere Spalten ausblenden und Termine in Unterspalten anzeigen.
     • Typen: Einzeltermine, Gruppentermine, Kurstermine, Pausen, Privat, Urlaub, Krankenstand, Blocker und Extern. Wähle einen oder mehrere Typen.
   • Spalten – links Verfügbar mit dem Suchfeld Suchen… und den Reitern Behandler, Ressourcen, Standorte; übernimm Einträge mit der Aktion Anzeigen. Mit dem Button Alle übernimmst du alle Einträge eines Reiters auf einmal. Rechts siehst du unter Angezeigte Spalten die übernommenen Einträge, über Alle entfernen leerst du die Liste wieder. Je Zeile ziehst du eine Spalte am Griff Spalte verschieben an eine neue Stelle, benennst sie per Doppelklick um und löschst sie mit Entfernen. Mit Spalten zusammenführen markierst du mehrere Spalten und fasst sie mit Zusammenführen zu einer zusammen. Auftrennen teilt eine zusammengeführte Spalte wieder, ihre Farbe änderst du mit dem Farbwähler.
4. Klicke auf Speichern.

Abb. 2Die Sichtbarkeit steht hier auf Unternehmen – Standard ist Nur ich. Anordnung erscheint erst, wenn du eine Spalte gewählt hast.

Die Ansicht erscheint ab sofort in der Liste im Dialog Ansichten. Mit Fertig schließt du den Dialog.

Hinweis: Bei Typen zeigt die Ansicht nur Einträge der gewählten Typen. Ohne Auswahl (Alle Typen) zeigt sie alle. Feiertage, Geburtstage und Aufgaben folgen weiter ihren Schaltern unter Anzeige.

Ist ein Typ-Filter gesetzt, findet die Kalender-Schnellsuche nur Treffer mit Terminen dieser Typen. Patienten, Leistungen und Kurse ohne passenden Termin erscheinen dann nicht. Leistungen findet sie nur bei Einzelterminen.

Sichtbarkeit einer Ansicht festlegen

Im Abschnitt Allgemein des Dialogs Neue Ansicht erstellen legst du fest, wer die Ansicht sehen kann:

• Nur ich (Standard): Nur du siehst die Ansicht.
• Unternehmen: Alle Benutzer deines Unternehmens sehen die Ansicht.
• Kooperation: Benutzer von Kooperationspartnern sehen die Ansicht.

Hinweis: Die Sichtbarkeits-Auswahl erscheint nur, wenn du die Berechtigung Unternehmensweite Ansichten verwalten hast. Ohne diese Berechtigung ist jede von dir angelegte Ansicht automatisch privat.

Benötigte Lizenz

Die Sichtbarkeit Kooperation erfordert das Add-on Kooperationsmodul für Praxis, Desk und Kasse.

Kooperationspartner sehen eine für Kooperation freigegebene Ansicht nur, wenn sie im Kooperationsverhältnis die Berechtigung Termin: Anzeigen haben.

Intervall pro Ansicht festlegen

Jede Ansicht kann ein eigenes Intervall haben: 5, 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten. Es gilt diese Reihenfolge: Ansicht, dann Benutzer, dann Praxis.

Hat die Ansicht kein eigenes Intervall, greift dein persönliches Intervall. Hast du keines festgelegt, gilt der Standard deiner Praxis. Mehr zu den beiden Ebenen findest du unter Kalender-Einstellungen.

Du legst das Intervall auf zwei Wegen fest:

• Im Ansichten-Editor: Stelle beim Anlegen, Bearbeiten oder Duplizieren einer Ansicht den Regler Intervall auf den gewünschten Wert. Der Regler steht zunächst auf dem geerbten Wert. Stellst du den Regler auf den geerbten Wert, speichert die Ansicht kein eigenes Intervall und erbt weiter.
• Im Einstellungsmenü des Kalenders: Derselbe Regler Intervall steht auch dort. Ist eine bearbeitbare Ansicht aktiv, speichert der Regler den Wert direkt in dieser Ansicht. Auch hier erbt die Ansicht wieder, sobald du den geerbten Wert wählst.

Hinweis: Ist die aktive Ansicht nicht bearbeitbar, zum Beispiel eine geteilte Ansicht ohne Berechtigung, gilt der Regler nur für die aktuelle Sitzung. Er speichert den Wert nicht. Ohne aktive Ansicht speichert er wie bisher dein persönliches Intervall.

Wechselst du die Ansicht, gilt sofort das Intervall der neuen Ansicht. Hat sie keines, gilt wieder dein persönliches Intervall.

Gespeicherte Ansicht anwenden

1. Öffne in der Werkzeugleiste rechts neben dem Gruppierungs-Umschalter das Dropdown Ansicht. Ist eine Ansicht aktiv, trägt der Button ihren Namen.
2. Wähle unter Persönlich oder Geteilt die gewünschte Ansicht.

Der Kalender lädt sofort die gespeicherte Konfiguration.

Das Dropdown erscheint nur, wenn mindestens eine Ansicht gespeichert ist. In Monat und Liste fehlt es. Mit Ansichten verwalten öffnest du den Dialog Ansichten.

Hinweis: Im Dialog Ansichten wendest du eine Ansicht nicht an. Ein Klick auf den Namen öffnet den Editor Ansicht bearbeiten. Das klappt nur bei Ansichten, die du bearbeiten darfst.

Geänderte Ansicht speichern

Weicht die aktuelle Konfiguration von der geladenen Ansicht ab, erscheint in der Werkzeugleiste Ungespeicherte Änderungen. Ein Tooltip zeigt die Änderungen. In Monat und Liste fehlt dieser Hinweis.

1. Klicke auf Ungespeicherte Änderungen.
2. Wähle im Dialog Ansicht speichern die Option Aktuelle Ansicht überschreiben oder Als neue Ansicht speichern.

Mit Als neue Ansicht speichern legst du die Konfiguration als eigene Ansicht an. Die ursprüngliche Ansicht bleibt unverändert.

Darfst du die aktive Ansicht nicht bearbeiten, oder ist keine Ansicht aktiv, heißt der Hinweis direkt Als neue Ansicht speichern.

Ansicht duplizieren

1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Zahnrad und dann auf den Button Ansichten.
2. Öffne rechts in der Zeile der Ansicht das Aktionsmenü.
3. Wähle Duplizieren.
4. Gib der Kopie im Dialog Neue Ansicht erstellen einen eindeutigen Namen. Der Dialog schlägt „Name Kopie“ vor.

Die Kopie erscheint als eigener Eintrag in der Ansichten-Liste. Änderungen an der Kopie wirken nicht auf die ursprüngliche Ansicht.

Ansicht umbenennen oder löschen

1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Zahnrad und dann auf den Button Ansichten.
2. Öffne rechts in der Zeile der Ansicht das Aktionsmenü.
3. Wähle Bearbeiten oder Löschen.
4. Zum Umbenennen änderst du im Editor das Feld Bezeichnung. Zum Löschen bestätigst du die Aktion.

Hinweis: Geteilte Ansichten (Sichtbarkeit Unternehmen oder Kooperation) haben keinen persönlichen Eigentümer. Nur wer die Berechtigung Unternehmensweite Ansichten verwalten hat, benennt sie um oder löscht sie. Private Ansichten bearbeitet nur ihr Ersteller.

Reihenfolge der Ansichten ändern

1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Zahnrad und dann auf den Button Ansichten.
2. Ziehe die Ansicht am Griff mit Drag & Drop an die neue Stelle.

offisy · Kalender · Zahnrad · Ansichten

Abb. 3So ordnest du die Ansichten per Drag & Drop neu.

Wer was ordnet:

• Persönliche Ansichten ordnet jeder für sich.
• Geteilte Ansichten ordnet, wer die Kalender-Einstellungen bearbeiten darf. Die Reihenfolge gilt dann für alle.

Neue Ansichten stehen am Ende ihrer Liste. Die Auswahl der Ansichten in der Werkzeugleiste zeigt dieselbe Reihenfolge.

Hinweis: Ansichten anderer Praxen (Kooperation) stehen nach deinen eigenen Ansichten. Du kannst sie nicht verschieben.

Ansicht als Standard setzen

1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Zahnrad und dann auf den Button Ansichten.
2. Klicke auf das Stern-Symbol links in der Zeile der gewünschten Ansicht.

Der Kalender lädt diese Ansicht beim nächsten Öffnen automatisch.

Im Dropdown Ansicht setzt du den Standard ebenfalls über den Stern. Er heißt dort Als Standard, zum Entfernen Standard entfernen. Der Stift Bearbeiten öffnet die Ansicht im Editor.

Unternehmensstandard festlegen

Als Administrator:in öffnest du bei einer geteilten Ansicht das Aktionsmenü und wählst Unternehmensstandard. Die Ansicht trägt dann das Badge Unternehmensstandard. Offisy bestätigt mit der Meldung „Unternehmensstandard gesetzt.“

Unternehmensweite Ansichten verwalten

Unternehmensweite Ansichten legst du auch außerhalb des Kalenders an: Einstellungen → Unternehmen → Kalender & Termine → Allgemein, Bereich Unternehmen, Reiter Ansichten. Klicke dort auf Neue Ansicht.

Häufige Fehler

Die Ansicht lädt nicht automatisch beim Öffnen. Prüfe, ob du die Ansicht wirklich als Standard markiert hast (Stern-Symbol ausgefüllt). Eine Ansicht ohne Stern ist keine Standardansicht.

Eine gespeicherte Ansicht zeigt nicht mehr die erwarteten Spalten. Wenn du die Kalender-Konfiguration nach dem Speichern geändert hast, übernimmt die alte Ansicht diese Änderungen nicht automatisch. Lade die Ansicht, passe die Spalten an und wähle Ungespeicherte Änderungen → Aktuelle Ansicht überschreiben.