Termin erstellen Praxis Desk

Im Kalender kannst du verschiedene Eintragstypen anlegen – von Einzeltermin mit Kundenbezug bis zu Urlaub und Krankenstand.

Wo finde ich die Terminerstellung?

Klicke auf eine freie Stelle im Kalender. Das Auswahl-Popup öffnet sich. Die Kopfzeile zeigt das erkannte Zeitfenster (z. B. „Mo, 31.08. · 16:10 – 16:40"). Darunter stehen alle verfügbaren Eintragstypen.

Wähle einen Typ. Das passende Formular öffnet sich sofort.

Nutzt du mehrere Unternehmen, wählst du im Popup zuerst das Unternehmen, bevor du den Eintragstyp auswählst.

Hinweis: Welche Typen im Popup erscheinen, hängt von deinen Berechtigungen und der Lizenzkonfiguration ab.

Voraussetzungen

• Du hast die Berechtigung Termine verwalten.

Terminarten

offisy unterscheidet folgende Eintragstypen im Kalender:

Typ	Beschreibung
Einzeltermin	Termin mit einem Kunden für eine bestimmte Leistung
Gruppentermin	Einmalige Leistung für mehrere Kunden gleichzeitig
Kurstermin	Leistung in mehreren fixen Terminen für eine Gruppe
Pause	Geplante Unterbrechung (Standard- oder individueller Typ)
Privat	Persönliche Blockierung ohne Kundenbezug
Urlaub	Abwesenheit eines Mitarbeiters
Krankenstand	Krankheitsbedingte Abwesenheit eines Mitarbeiters
Blocker	Zeitblock ohne Kundenbezug, sperrt den Slot für Buchungen
Aufgabe	Interne Aufgabe ohne Zeitbuchung, sichtbar im Kalender
Individuelle buchbare Zeit	Manuelle Erweiterung der Online-Buchbarkeit für einen Mitarbeiter

Hinweis: offisy trägt offizielle Feiertage automatisch aus der Feiertagskonfiguration ein. Einträge vom Typ Extern stammen aus einer Kalender-Synchronisation (z. B. Google Calendar). Du legst sie nicht manuell an.

Einzeltermin erstellen

Ein Einzeltermin ist ein Termin mit genau einem Kunden für eine bestimmte Leistung.

1. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot und wähle Einzeltermin. Der Dialog Termin erstellen öffnet sich.
2. Suche im Feld Patient über Suche nach Name… nach dem Kunden und klicke ihn in der Trefferliste an.
   • Falls der Kunde noch nicht in offisy existiert: Klicke auf Neuanlage, fülle die Daten aus und speichere.
3. Wähle eine Leistung aus.
4. Wähle bei Bedarf Benutzer und Standort aus.
5. Nutze bei Bedarf den Button Freien Termin suchen, um ein passendes Zeitfenster zu finden.
6. Passe Beginn und Ende an.
7. Trage bei Bedarf eine Notiz ein.
8. Nutze bei Bedarf die Optionen Ende definieren, Ganztägig und Wiederholung.
9. Klicke auf Speichern.

Hinweis: Für wiederkehrende Termine aktiviere die Option Wiederholung und wähle das Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich usw.) sowie das Enddatum der Serie.

Urlaub eintragen

Urlaub, Krankenstand, Privat, Blocker und Pause verwenden alle denselben Dialogtyp mit den Feldern Titel, Mitarbeiter, Beginn, Ende und Notiz. Mit den Optionen Mehrtägig und Ganztägig legst du selbst fest, wie lang der Urlaub dauert. Du bestimmst damit, ob er mehrere Tage umfasst und ob er ganztägig gilt.

1. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot und wähle Urlaub. Der Dialog Urlaub erstellen öffnet sich.
2. Gib einen Titel ein.
3. Wähle den Mitarbeiter aus.
4. Setze Beginn und Ende.
5. Aktiviere bei Bedarf die Optionen Mehrtägig, Ganztägig oder Wiederholung.
6. Klicke auf Speichern.

Abb. 3Der Dialog Urlaub erstellen mit vorbelegtem Titel und Mitarbeiter.

Krankenstand eintragen

Krankenstand verwendet denselben Dialogtyp wie Urlaub. Auch hier legst du mit den Optionen Mehrtägig und Ganztägig selbst fest, wie der Eintrag angelegt wird.

1. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot und wähle Krankenstand. Der Dialog Krankenstand erstellen öffnet sich.
2. Gib einen Titel ein.
3. Wähle den Mitarbeiter aus.
4. Setze Beginn und Ende.
5. Aktiviere bei Bedarf die Optionen Mehrtägig, Ganztägig oder Wiederholung.
6. Klicke auf Speichern.

Privat eintragen

Private Einträge blockieren Zeit ohne Kundenbezug. Andere Nutzer sehen den Eintrag als belegt, aber nicht den Inhalt.

1. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot und wähle Privat. Der Dialog Privater Termin erstellen öffnet sich.
2. Wähle bei Bedarf im Feld Pause einen Wert aus.
3. Gib einen Titel ein.
4. Wähle den Mitarbeiter aus.
5. Passe Beginn und Ende an.
6. Aktiviere bei Bedarf die Optionen Mehrtägig, Ganztägig, Privater Termin oder Wiederholung.
7. Klicke auf Speichern.

Pause eintragen

Pausen blockieren Zeit für geplante Unterbrechungen. Du kannst zwischen Standard-Pausen und individuellen Pausentypen wählen. Die vollständige Anleitung findest du im Artikel Pause im Kalender eintragen.

Gruppentermin oder Kurstermin erstellen

Gruppentermine und Kurstermine sind Einträge für mehrere Kunden gleichzeitig. Ein Kurstermin gehört zu einem Kurs mit mehreren fixen Terminen. Ein Gruppentermin ist einmalig. Die vollständige Anleitung findest du im Artikel Kurs oder Gruppentermin erstellen.

Hinweis: Beide Typen setzen eine angelegte Gruppenleistung bzw. einen angelegten Kurs voraus. Ohne diese zeigt der Kalender den Dialog Buchung nicht möglich. Er enthält den Text Es sind keine Gruppen buchbar. bzw. Es sind keine Kurse buchbar.

Blocker erstellen

Ein Blocker sperrt einen Zeitraum für Online-Buchungen und interne Buchungen, ohne einen Kundenbezug herzustellen. Er verwendet denselben Dialogtyp wie Urlaub, Krankenstand, Privat und Pause.

1. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot und wähle Blocker. Der Dialog Blocker erstellen öffnet sich.
2. Gib einen Titel ein.
3. Wähle den Mitarbeiter aus.
4. Passe Beginn und Ende an.
5. Trage bei Bedarf eine Notiz ein.
6. Aktiviere bei Bedarf die Optionen Mehrtägig, Ganztägig oder Wiederholung.
7. Klicke auf Speichern.

Aufgabe eintragen

Aufgaben sind interne Einträge ohne direkte Zeitbuchung. Sie erscheinen im Kalender als Erinnerung oder To-do. Weitere Details findest du im Artikel Aufgaben im Kalender anzeigen.

1. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot und wähle Aufgabe. Der Dialog Aufgabe erstellen öffnet sich.
2. Gib einen Titel ein.
3. Trage bei Bedarf eine Beschreibung ein.
4. Wähle bei Bedarf einen Patient aus.
5. Wähle bei Bedarf einen Bearbeiter aus.
6. Prüfe Status und Priorität – beide sind vorbelegt.
7. Setze bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum und Tags.
8. Klicke auf Speichern.

Individuelle buchbare Zeit eintragen

Mit einer individuellen buchbaren Zeit erweiterst du manuell das Online-Buchungsfenster eines Mitarbeiters – außerhalb der regulären Öffnungszeiten. Weitere Details findest du im Artikel Buchbare Zeiten.

1. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot und wähle Individuelle buchbare Zeit. Der Dialog Individuelle buchbare Zeit erstellen öffnet sich.
2. Wähle den Mitarbeiter aus.
3. Setze Datum und Beginn.
4. Passe bei Bedarf das Ende an.
5. Wähle einen Standort aus – das Feld ist Pflicht.
6. Klicke auf Speichern.

Häufige Fehler

• Kein Kunde gefunden: Prüfe die Schreibweise oder suche nach Geburtsdatum oder Telefonnummer. Du kannst Neukunden direkt über den Button Neuanlage im Termin-Dialog anlegen.
• Leistung nicht wählbar: Die Leistung ist für den gewählten Mitarbeiter oder Standort nicht konfiguriert. Öffne Einstellungen → Leistungen und prüfe die Zuordnungen.