Zahlungen erfassen Praxis Desk Kasse

Erfasse Zahlungseingänge zu einer Rechnung oder Honorarnote.

Benötigte Lizenz

Teilzahlungen (mehrere Zahlungseingänge, Restbetrag) erfordern das Modul Teilzahlung. Ohne dieses Modul findest du den Ablauf im Artikel Bezahlstatus ändern. Der Gutschein als Zahlungsart erfordert zusätzlich das Modul Gutschein.

Voraussetzungen

• Die Rechnung oder Honorarnote ist kein Entwurf, kein Training und nicht storniert.
• Der Bruttobetrag ist größer oder gleich 0.
• Du hast die Berechtigung Bearbeiten für Rechnungen.
• Belege lassen sich nicht mit einem Bezahlstatus versehen – nur Rechnungen und Honorarnoten.

So gehst du vor

1. Öffne die Rechnungsübersicht.
2. Klicke in der Zeile der Rechnung auf den Status-Badge Offen. Das öffnet direkt den Zahlungsdialog. Alternativ öffnest du das Zeilen-Aktionsmenü und klickst auf Zahlungseingänge.
3. Im Dialog Zahlungseingänge siehst du oben bereits erfasste Zahlungen, oder den Hinweis "Derzeit sind keine Zahlungseingänge vorhanden.". Bei aktivem Mahnwesen mit offenen Mahnkosten erscheint zusätzlich ein Abschnitt Mahnkosten.
4. Im Abschnitt Zahlungseingang hinzufügen wählst du eine Zahlungsart: eine konfigurierte Zahlungsart, POS-Terminal, oder Gutschein (nur mit Modul Gutschein).
5. Prüfe den Betrag. Offisy befüllt ihn mit dem offenen Saldo vor. Über die Schnellauswahl 10/25/33/50/75/100 % passt du den Betrag rasch an.

Abb. 1Der Zahlungsdialog der offenen Rechnung RE2600001 mit gewählter Zahlungsart Bar.

6. Klicke auf den Button mit der gewählten Zahlungsart, zum Beispiel Mit Bar bezahlen. Bei einem Gutschein heißt er Mit Gutschein bezahlen.

Bei Zahlungsarten außer Bar erscheint zusätzlich der Block Zahlungsreferenz. Trage dort optional eine Referenz ein und wähle das Datum der Zahlung. Das Datum liegt am oder nach dem Rechnungsdatum und höchstens heute. Sonst erscheint die Meldung "Die Zahlung konnte nicht durchgeführt werden, da das Datum nicht valide ist.".

Bei Barzahlung gibst du einen höheren Betrag als den offenen Saldo ein. Offisy zeigt dann das Rückgeld an.

Nach dem Klick erstellt Offisy die Zahlung und zeigt die Meldung "Zahlungseingang – Die Zahlung wurde erstellt".

Gibst du einen Betrag unter dem offenen Saldo ein, bleibt die Rechnung teilweise offen. Erfasse weitere Zahlungseingänge, bis der Saldo 0 oder weniger beträgt.

Danach wechselt der Bezahlstatus auf Bezahlt. Mehrere Teilzahlungen zu einer Rechnung sind nur mit dem Modul Teilzahlung möglich. Ohne das Modul änderst du den Status wie im Artikel Bezahlstatus ändern beschrieben.

Hinweis: Der Status Offen zeigt einen offenen Saldo größer 0 (Icon Uhr). Der Status Bezahlt zeigt einen vollständig bezahlten Saldo (Icon Häkchen, grün). Mehr zu Storno, Training und Entwurf findest du im Artikel Rechnungstypen.

Zahlungseingang stornieren

1. Öffne den Dialog Zahlungseingänge der Rechnung.
2. Öffne das Aktionsmenü des falschen Zahlungseingangs und klicke auf Stornieren.
3. Trage im Dialog Teilzahlung stornieren eine Begründung ein. Sie ist Pflicht.
4. Klicke auf Stornieren. Offisy zeigt die Meldung "Die Teilzahlung wurde erfolgreich storniert.".

Häufige Fehler

• Datum wird abgelehnt: Das Datum liegt vor dem Rechnungsdatum oder in der Zukunft. Wähle ein Datum zwischen Rechnungsdatum und heute.
• Zahlungseingänge lassen sich nicht erfassen: Die Rechnung ist ein Entwurf, ein Training oder storniert. Solche Rechnungen erlauben keinen Bezahlstatus-Wechsel.
• Gutschein oder Teilzahlung fehlt in der Auswahl: Das jeweilige Modul ist nicht in deiner Lizenz aktiv. Wende dich an support@offisy.at.