Rechnungsentwürfe (Angebote) verwalten Praxis Desk Kasse

Rechnungsentwürfe sind gespeicherte Angebote bzw. Kostenvoranschläge. In der Liste behältst du alle Entwürfe im Überblick und verrechnest sie bei Bedarf.

Benötigte Lizenz

Rechnungsentwürfe erfordern das Modul Rechnungsentwürfe für Praxis, Desk und Kasse. Für die Zeilenaktion Übermitteln brauchst du zusätzlich das Modul für die elektronische Dokumentenübermittlung.

Wo finde ich Rechnungsentwürfe?

Öffne im Menü Kasse den Eintrag Rechnungsentwürfe.

Abb. 1Die Liste der Rechnungsentwürfe mit Filtern und den beiden offenen Angeboten A2600001 und A2600002.

Voraussetzungen

• Das Modul Rechnungsentwürfe ist in deiner Lizenz aktiv.
• Du hast die Berechtigung zum Erstellen von Entwürfen, um sie zu bearbeiten oder zu verrechnen.
• Du hast die Berechtigung zum Verwerfen, um Entwürfe zu löschen.

Filter

Im oberen Bereich der Seite stehen folgende Filter zur Verfügung:

• Zeitraum – Frei wählbarer Datumsbereich mit Presets für vergangene Zeiträume. Der Zeitraum, den du zuletzt gewählt hast, ist beim nächsten Öffnen wieder eingestellt – auch ein Preset wie "letzter Monat". Öffnest du die Seite über einen Link mit eigenem Zeitraum, gilt dieser statt des zuletzt gewählten. Ist noch kein Zeitraum gespeichert, zeigt Offisy den aktuellen Monat. Die Liste ist immer nach diesem Zeitraum eingeschränkt.
• Mandant – Nur sichtbar, wenn das Mandantenmodul in deiner Lizenz aktiv ist.
• Kunde – Mehrfachauswahl, zeigt pro Kunde die Anzahl der Entwürfe.
• Ersteller – Mehrfachauswahl, zeigt pro Ersteller die Anzahl der Entwürfe.
• Empfänger – Mehrfachauswahl, durchsuchbar, zeigt pro Empfänger die Anzahl der Entwürfe. Als Empfänger gilt der am Entwurf hinterlegte Empfänger mit seinem gespeicherten Namen, sonst der Kunde im Namensformat des Benutzers.

Abb. 2Der Filter Empfänger ist durchsuchbar und zeigt pro Empfänger die Anzahl der Entwürfe.

Datentabelle

Welche Spalten angezeigt werden, kannst du selbst festlegen (siehe Spaltenkonfiguration). Die verfügbaren Spalten sind in Gruppen aufgeteilt:

Gruppe Rechnungsentwurf:

Spalte	Inhalt
Nummer	Nummer des Entwurfs
Bezeichnung	Name des Entwurfs
Patient (in Desk und Kasse: Kunde)	Zugeordneter Patient bzw. Kunde, verlinkt in die Akte
Netto	Nettobetrag in deiner Firmenwährung
Brutto	Bruttobetrag in deiner Firmenwährung
Rabatt	Rabatt in Prozent

Gruppe Patient (in Desk und Kasse: Kunde):

Spalte	Inhalt
Telefon	Telefonnummer des Patienten bzw. Kunden
E-Mail	E-Mail-Adresse des Patienten bzw. Kunden
Adresse	Adresse des Patienten bzw. Kunden
Empfänger	Empfänger des Entwurfs, sonst der Kunde. Die Spalte ist standardmäßig nicht sichtbar

Gruppe Datum:

Spalte	Inhalt
Rechnungsdatum	Geplantes Rechnungsdatum
Erstellt am	Datum der Entwurfserstellung
Zahlungsziel	Zahlungsziel des Entwurfs

Gruppe Notizen:

Spalte	Inhalt
Notiz	Notiz auf dem Entwurf
Interne Notiz	Nur intern sichtbare Notiz

Gruppe Sonstiges:

Spalte	Inhalt
Mandant	Nur sichtbar mit aktivem Mandantenmodul
Erstellt von	Ersteller des Entwurfs

Aktionen pro Zeile

Über das Zeilenmenü eines Entwurfs stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:

• Drucken oder herunterladen – Öffnet den Druck- bzw. Download-Dialog.
• Bearbeiten – Nur mit Berechtigung zum Erstellen. Öffnet den Rechnung-erstellen-Dialog mit den Daten des Entwurfs.
• Übermitteln – Nur sichtbar, wenn der Entwurf einen Kunden hat und das Modul für die elektronische Dokumentenübermittlung aktiv ist. Öffnet den Versand-Dialog. Fehlt der Kunde, zeigt Offisy den Hinweis "Übermittlung nicht möglich – Ein Entwurf ohne Kunden kann nicht übermittelt werden."
• Verrechnen – Nur mit Berechtigung zum Erstellen. Öffnet den Dialog zum Verrechnen dieses Entwurfs zu einer Rechnung.
• Verwerfen – Nur mit Berechtigung zum Verwerfen.

Abb. 3Das Zeilenmenü eines einzelnen Rechnungsentwurfs.

Entwürfe gesammelt verrechnen

1. Markiere die gewünschten Zeilen in der Liste.
2. Klicke auf die Schaltfläche Verrechnen. Sie erscheint nur mit Berechtigung zum Erstellen.

Offisy öffnet den Dialog zum Verrechnen der ausgewählten Entwürfe zu Rechnungen.

Entwürfe gesammelt verwerfen

1. Markiere die gewünschten Zeilen in der Liste.
2. Klicke auf die Schaltfläche Verwerfen. Sie erscheint nur mit Berechtigung zum Verwerfen.
3. Bestätige die Rückfrage.

Verworfene Entwürfe erscheinen danach nicht mehr in der Liste.

Spaltenkonfiguration

1. Klicke oben rechts auf Spalten konfigurieren.
2. Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Spalten.
3. Klicke auf Speichern.

Offisy lädt die Seite danach neu.

Export

1. Klicke rechts neben der Auswahl der Einträge pro Seite auf das Dropdown-Menü.
2. Wähle Excel oder CSV.

Offisy exportiert die gefilterte Liste der Rechnungsentwürfe als Datei mit dem Namen Rechnungsentwürfe.

Berechtigungen

Berechtigung	Funktion
Rechnungsentwurf erstellen	Entwurf bearbeiten und verrechnen
Entwurf löschen	Entwurf verwerfen

Bei Kooperationen filtert Offisy die Entwürfe je Firma nach deiner Berechtigung.