Aufträge und Ergebnisse verfolgen Praxis

Verfolge in Offisy Connect am Praxis-PC, welche Laboranfragen an ein Gerät gegangen sind und welche Ergebnisse zurückgekommen sind.

Wo finde ich Aufträge und Ergebnisse?

Öffne Offisy Connect am Praxis-PC. Die Seite Aufträge zeigt jede Laboranfrage, die an ein Gerät geschickt wurde. Die Seite Ergebnisse zeigt jede Ergebnisdatei, die ein Gerät geliefert hat.

Die Seite Übersicht zeigt zusätzlich den Zustand der Engine (Läuft, Startet … oder Gestoppt) und aktualisiert sich automatisch alle drei Sekunden.

Abb. 1Die Übersicht zeigt den Engine-Status und Kennzahlen je Account.

Voraussetzungen

• Das Add-on Offisy Connect ist in deiner Lizenz enthalten.
• Offisy Connect ist installiert und mit mindestens einem Offisy-Account verbunden.
• Für Laboranfragen ist ein Gerät als "Ziel für Laboranfragen" eingerichtet.

Filter

Sind mehrere Accounts mit der Installation verbunden, zeigen beide Seiten oben ein Feld Account mit der Option Alle Accounts. Wählst du einen einzelnen Account, siehst du nur dessen Aufträge bzw. Ergebnisse.

Auf beiden Seiten kannst du die Liste zusätzlich über den Filter Zeitraum eingrenzen.

Über der Tabelle Aufträge findest du außerdem Jetzt abrufen, um sofort nach neuen Aufträgen zu suchen, und Log leeren, um abgeschlossene Aufträge zu entfernen. Log leeren ist endgültig. Offisy Connect archiviert vorher die Export-Dateien der Laboranfragen. Offene Aufträge bleiben erhalten. Das gilt auch für Aufträge, deren Ergebnis noch nicht in Offisy angekommen ist.

Datentabelle

Die Tabelle Aufträge zeigt je Zeile: Zeitpunkt, Account (bei mehreren Accounts), Art, Patient, Geburtsdatum, Status und Fehler. Über der Tabelle kannst du nach Patient, Geburtsdatum oder Fehlertext suchen und nach Status filtern.

Abb. 2Die Tabelle Aufträge mit Filtern, „Jetzt abrufen“ und „Log leeren“.

Die Tabelle Ergebnisse zeigt je Zeile: Zeitpunkt, Account (bei mehreren Accounts), Gerät, Patient, Nr. und Status. Weicht der Name am Gerät vom zugewiesenen Kunden ab, erscheint darunter der Warnhinweis "Laut Gerät: …". Wurden einzelne Anhänge nicht in die Kundenakte übernommen, steht unter dem Status "⚠ 1 Anhang nicht übernommen" bzw. "⚠ 2 Anhänge nicht übernommen". Du kannst nach Patient, Geburtsdatum, Nummer oder Kunde suchen und nach Status oder Gerät filtern.

Ein Ergebnis hat einen dieser Status:

• Offen – noch keinem Kunden zugeordnet.
• Zugeordnet – einem Kunden zugeordnet.
• Hochgeladen – in Offisy angekommen. Fehlt nur einzelnen Anhängen die Übernahme, landen die Messwerte trotzdem in der Kundenakte, und das Ergebnis steht auf Hochgeladen.
• Abgelehnt – von dem Ergebnis konnte nichts übernommen werden. Das passiert zum Beispiel, wenn es keine Messwerte enthält und alle Anhänge abgelehnt wurden.
• Nicht zuordenbar – der Account dieses Ergebnisses ist nicht mehr verbunden. Kunde zuweisen und Erneut versuchen sind dann nicht mehr möglich. Es bleiben nur Details ansehen und Verwerfen.

Öffnest du bei einem Ergebnis die Details, siehst du die Abschnitte Messwerte (Bezeichnung, Wert, Einheit, Referenzbereich) und Anhänge (Dateinamen der mitgelieferten Dateien). Über Ordner öffnen öffnest du von dort das Verzeichnis mit den Ergebnisdateien, sofern eines vorhanden ist.

Abb. 3Der Detaildialog eines Ergebnisses mit Messwerten und Anhängen.

Wurden einzelne Anhänge nicht übernommen, zeigt der Detaildialog zusätzlich den Abschnitt Nicht übernommene Anhänge – je Zeile Dateiname und Grund:

• „Das Modul für medizinische Dateien ist nicht gebucht oder abgelaufen. Nach der Freischaltung lässt sich die Datei erneut senden."
• „Der Speicherplatz des Accounts ist erschöpft. Nach dem Freiräumen oder einer Erweiterung lässt sich die Datei erneut senden."
• „Die Datei ist zu groß für die Ablage in der Kundenakte."
• „Der Dateityp ist für die Kundenakte nicht zugelassen."

Die ersten beiden Gründe hängen vom Kontozustand ab und sind behebbar. Die Datei bleibt auf dem Praxis-PC liegen. Anhänge erneut senden holt sie nach, sobald du die Ursache behoben hast.

Die letzten beiden Gründe sind endgültig, weil sie an der Datei selbst liegen. Die Datei ist nicht mehr auf dem Rechner, ein erneuter Versuch ist nicht möglich.

Je nachdem, welche Gründe im Ergebnis vorkommen, zeigt der Dialog darunter einen von drei Hinweisen:

• Nur endgültig abgelehnte Dateien: „Diese Dateien liegen nicht mehr auf diesem Rechner. Offisy hat sie nicht übernommen, ein erneuter Versuch ist nicht möglich."
• Nur behebbar abgelehnte Dateien: „Diese Dateien liegen noch auf diesem Rechner. Ist die Ursache behoben, holt „Anhänge erneut senden" sie nach."
• Beide Arten gemischt: „Die endgültig abgelehnten Dateien liegen nicht mehr auf diesem Rechner. Die übrigen liegen noch hier: ist die Ursache behoben, holt „Anhänge erneut senden" sie nach."

Abb. 4Ein Ergebnis mit einem nicht übernommenen Anhang: Dateiname, Grund und Hinweis.

Aktionen pro Zeile

In der Tabelle Aufträge bietet das Zeilenmenü bei Laboranfragen den Punkt Export-Datei im Ordner anzeigen.

In der Tabelle Ergebnisse enthält das Zeilenmenü je nach Zustand des Ergebnisses:

• Kunde zuweisen – bei einem offenen Ergebnis mit verbundenem Account.
• Erneut versuchen – wenn der Upload des gesamten Ergebnisses zuvor abgelehnt wurde. Für einen einzelnen nicht übernommenen Anhang steht diese Option nicht zur Verfügung.
• Anhänge erneut senden – wenn beim Ergebnis mindestens ein Anhang wegen des Kontozustands (fehlendes Modul für medizinische Dateien, voller Speicherplatz) nicht übernommen wurde und noch auf dem Praxis-PC liegt. Holt nur diese Anhänge nach, nicht das gesamte Ergebnis.
• Kundenakte öffnen – wenn das Ergebnis bereits einem Kunden zugeordnet ist.
• Details ansehen – immer verfügbar, öffnet Messwerte und Anhänge.
• Verwerfen – solange das Ergebnis noch nicht hochgeladen ist.

Offenes Ergebnis einem Kunden zuweisen

Offisy Connect fragt bei Offisy an, ob sich der Kunde über die Kundennummer eindeutig zuordnen lässt. Ist die Kundennummer mehrdeutig, bleibt das Ergebnis Offen. Einen Ausweichversuch über die Sozialversicherungsnummer gibt es dann nicht.

Passt keine Kundennummer, fragt Offisy Connect stattdessen mit der Sozialversicherungsnummer an. Liefert auch das keinen eindeutigen Treffer, bleibt das Ergebnis Offen. Die Zuordnung selbst übernimmt Offisy.

So weist du ein offenes Ergebnis von Hand zu:

1. Öffne in Offisy Connect die Seite Ergebnisse.
2. Wähle bei der betreffenden Zeile im Zeilenmenü Kunde zuweisen.
3. Suche den Kunden über die Kundensuche (mindestens drei Zeichen eingeben).
4. Wähle den passenden Kunden aus der Trefferliste.
5. Klicke auf Zuweisen.

Nach dem erfolgreichen Upload entstehen in der Kundenakte in Offisy die Laborwerte und alle Dokumente, die Offisy übernommen hat. Einzelne Anhänge können fehlen – Offisy Connect weist im Detaildialog des Ergebnisses darauf hin.

Ergebnis verwerfen

Ein Ergebnis lässt sich nur verwerfen, solange es noch nicht hochgeladen wurde. Das Verwerfen ist endgültig.

1. Öffne in Offisy Connect die Seite Ergebnisse.
2. Wähle bei der betreffenden Zeile im Zeilenmenü Verwerfen.
3. Bestätige den Dialog.

Offisy Connect löscht dabei das Ergebnis und seine Anhänge lokal auf dem Praxis-PC und lädt nichts nach Offisy hoch.

Kennzahlen

Die Seite Ergebnisse zeigt oben die Kennzahl Offene Ergebnisse – die Anzahl der Ergebnisse, die noch keinem Kunden zugeordnet sind.

Abb. 5Die Seite Ergebnisse mit der Kennzahl „Offene Ergebnisse“ und Status-Badges.

Auftragsstatus

Status	Was das bedeutet
Empfangen	Offisy Connect hat die Laboranfrage aus der Cloud abgeholt.
An Gerät übergeben	Die Auftragsdatei liegt im Export-Verzeichnis des Zielgeräts.
Wartet auf Ergebnis	Kommt bei einer Laboranfrage nicht vor – auf eine Laboranfrage folgt keine direkte Antwort des Geräts.
Verarbeitet	Die Export-Datei wurde geschrieben. Bei einer Laboranfrage ist der Auftrag damit abgeschlossen – es folgen kein Ergebnis und kein Upload.
Hochgeladen	Das Ergebnis ist erfolgreich in Offisy angekommen.
Fehlgeschlagen	Der Auftrag konnte nicht abgeschlossen werden.
Zeitüberschreitung	Innerhalb der eingestellten Wartezeit ist kein Ergebnis eingetroffen.
Abgebrochen	Der Auftrag wurde beendet, ohne ein Ergebnis zu liefern.

Bei Internetausfall puffert Offisy Connect Ergebnisse lokal. Sobald die Verbindung wieder steht, lädt Offisy Connect sie der Reihe nach nach – es kommt zu keiner doppelten Verarbeitung.