e-Zuweisung (e-KOS) erfassen und stornieren Praxis
Mit der e-Zuweisung erstellst du eine elektronische Zuweisung an eine andere Leistungserbringerin oder einen anderen Leistungserbringer. Typische Fachrichtungen sind Radiologie, Nuklearmedizin, Röntgen oder Knochendichtemessung. Du erfasst die Zuweisung direkt im Patientendatensatz und übermittelst sie über den O-Card-Dialog. Das Service heißt in Offisy „e-KOS" (KOS = Zuweisungs-/Überweisungsservice der e-card).
Wo finde ich die e-Zuweisung?
Öffne den Patientendatensatz und öffne das e-card-Aktionsmenü. Dort findest du den Menüblock e-KOS mit zwei Einträgen:
- e-Zuweisung erfassen – öffnet das Vollbild-Modal zum Erstellen einer neuen e-Zuweisung
- Selbst erstellte Anträge abrufen – öffnet die Liste deiner bereits gestellten Anträge
Der Menüblock ist deaktiviert, solange kein aktiver O-Card-Dialog läuft.
Jede erfasste e-Zuweisung erscheint zusätzlich als Dokument in der Historie des Patienten. Über das Aktionsmenü des Dokuments bearbeitest, duplizierst oder stornierst du den Antrag.
Voraussetzungen
Benötigte Lizenz
Die e-Zuweisung (e-KOS) ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul und muss für den Betrieb freigeschaltet sein.
- Du bist mit deiner O-Card angemeldet
- Du hast die Berechtigung e-KOS (Anzeigen zum Ansehen, Erstellen zum Erfassen, Bearbeiten zum Ändern oder erneuten Übermitteln, Löschen zum Stornieren)
Ist kein O-Card-Dialog aktiv, zeigt Offisy beim Erfassen den Fehlerdialog O-Card Dialog mit dem Text „Es wurde kein aktiver O-Card Dialog gefunden. Bitte melden Sie sich an." Klicke auf Anmelden, um dich einzuloggen.
e-Zuweisung erfassen
- Öffne im Patientendatensatz das e-card-Aktionsmenü
- Klicke im Block e-KOS auf e-Zuweisung erfassen
- Fülle die Pflichtfelder im Abschnitt Allgemein aus: Leistungsart (z. B. CT, MR, NUK, KDM, ROET), Fachgebiet und Versicherung auswählen
- Aktiviere bei Bedarf Patientenverständigung und ergänze E-Mail und Telefon
- Trage im Abschnitt Begründung die Begründung/Anmerkung ein (bei Leistungsart ROET nicht Pflicht) und fülle das Feld Anamnese aus
- Wähle im Abschnitt Diagnose zwischen Historie und Suche und übernimm Bezeichnung und Schlüssel
- Füge im Abschnitt Leistungen über Hinzufügen mindestens eine Leistung hinzu
- Hänge im Abschnitt Dateien die benötigten Unterlagen an und wähle je Datei den Inhaltstyp Befund, Originalverordnung oder Sonstiges
- Klicke auf OK
Offisy meldet Erfolg mit dem Titel Antrag erfassen und dem Text „Die Anfrage zur Erfassung der e-Zuweisung wurde erfolgreich ausgeführt." Die Übermittlung an den Dienst läuft danach asynchron. Der Antrag erhält anschließend einen Antragscode.
Bei ungültigen Angaben zeigt Offisy den Fehler e-Zuweisung nicht valide mit dem Text „Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben." Prüfe in diesem Fall alle Pflichtfelder.
Leistungen erfassen
Wähle je Leistung zwischen Katalog und Freitextangabe. Bei Katalog trägst du die Katalogleistung ein, bei Freitextangabe die Freitextangabe und die Begründung für Freitextangabe. Ergänze bei Bedarf Seite (links, rechts oder beidseitig), Kontrastmittel und Körperregion.
Zusatzangaben je Leistungsart
Bei CT oder MR erscheint ein Zusatzabschnitt mit Nähere med. Angabe (Klinik), Bisherige Therapie, Empfohlen, Untersuchung bezieht sich auf das Verordner-Fachgebiet, Unfall, Kreatinin und TSH. Bei KDM, NUK und ROET erscheint jeweils ein eigener Zusatzabschnitt mit passenden Feldern für die gewählte Leistungsart.
Hinweis: Beim Erfassen eines DVP-Scheins kannst du bei bestimmten Scheintypen im Feld Zuweisung auswählen eine bereits vorhandene e-Zuweisung verknüpfen.
e-Zuweisung nacherfassen
Nacherfassen dokumentiert eine Verordnung, die bereits außerhalb von Offisy ausgestellt wurde.
- Aktiviere im Abschnitt Allgemein den Schalter Nacherfassen
- Trage das Zuweisungsdatum ein (Offisy warnt bei einem Datum in der Vergangenheit)
- Wähle im Abschnitt Original-Verordnerdaten zwischen Vertragspartnernummer und Manuel
- Fülle bei Vertragspartnernummer das Feld Vertragspartnernummer aus, bei Manuel die Felder Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort und Land
- Hänge im Abschnitt Dateien die Originalverordnung an
Beim Nacherfassen ist mindestens eine Datei Pflicht. Fehlt sie, zeigt Offisy den Fehler e-Zuweisung nicht valide mit dem Text „Bei Nacherfassung ist die Angabe einer Datei verpflichtend, da zwingend eine Originalverordnung übergeben werden muss."
Aktionen pro Zeile
Öffne im Dokument-Aktionsmenü des Patienten die e-Zuweisung und wähle eine der folgenden Aktionen:
- Bearbeiten – nur möglich, solange noch kein Antragscode vergeben wurde. Wurde der Antrag bereits übermittelt, meldet Offisy: „Der Antrag wurde bereits übermittelt. Bitte erst stornieren und dann erneut versuchen."
- Erneut übermitteln – nur bei fehlgeschlagener Übermittlung verfügbar. Bei Erfolg meldet Offisy: „Die Abfrage zur Übermittlung wurde erfolgreich durchgeführt."
- Duplizieren – öffnet das Modal e-Zuweisung erfassen mit den übernommenen Daten des bestehenden Antrags
- Anzeigen – zeigt den Antrag inklusive PDF-Vorschau. Ohne Antragscode meldet Offisy: „Antragscode nicht vorhanden. Bitte versuchen Sie nochmal."
- Herunterladen – lädt das Antrags-PDF herunter
Datentabelle
Klicke im Menüblock e-KOS auf Selbst erstellte Anträge abrufen. Offisy zeigt eine Liste deiner Anträge mit Leistungsart, Status, Antragscode, Referenz und Gültig bis. Klicke auf Anzeigen, um einen Antrag zu öffnen. Ohne vorhandene Anträge zeigt Offisy den Text „Keine Anträge vorhanden."
e-Zuweisung stornieren
Eine e-Zuweisung kannst du erst stornieren, sobald sie einen Antragscode hat, also erfolgreich übermittelt wurde.
- Öffne im Dokument-Aktionsmenü des Patienten die e-Zuweisung
- Klicke auf Stornieren
- Trage den Pflichttext Grund der Stornierung ein (maximal 1000 Zeichen)
- Klicke auf Stornieren
Offisy meldet Erfolg mit dem Titel Antrag stornieren und dem Text „Die Anfrage zur Stornierung der e-Zuweisung wurde erfolgreich ausgeführt." Auch die Stornierung läuft asynchron über den Dienst.
Fehlt der Grund, zeigt Offisy den Fehler e-Zuweisung nicht valide mit dem Text „Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben." Der Button Stornieren bleibt deaktiviert, bis du einen Grund eingibst.
Für einen Antrag, der noch nicht übermittelt wurde und fehlgeschlagen ist, steht statt Stornieren die Aktion Löschen zur Verfügung. Offisy fragt vor dem Löschen: „Sind Sie sicher, dass Sie die e-Zuweisung löschen möchten?"
Antragsstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Gesendet | Der Antrag wurde übermittelt |
| Offen | Der Antrag wurde noch nicht übermittelt |
| Storniert | Der Antrag wurde storniert |
| Fehlgeschlagen | Die Übermittlung ist fehlgeschlagen |
In der Liste Selbst erstellte Anträge zeigt Offisy zusätzlich den Antragsstatus des Diensts als Badge:
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| W | Beantwortet |
| V | In Evidenz |
| S | Storniert |
| U | Übertragen |
Berechtigungen
Die e-Zuweisung erfordert die Berechtigung e-KOS. Sie steuert einzeln, ob du Anträge ansehen (Anzeigen), erfassen (Erstellen), bearbeiten oder erneut übermitteln (Bearbeiten) und stornieren (Löschen) kannst.