Was brauche ich für eine Prüfung? Praxis Desk Kasse
Bei einer Nachschau prüfen Finanzpolizei oder Betriebsprüfer dein Kassensystem. Dieser Artikel zeigt, welche Unterlagen du bereithalten solltest und wo du sie in Offisy findest.
Welche Unterlagen verlangt die Prüfung?
Typisch sind das Datenerfassungsprotokoll (DEP), ein Nullbeleg, der Jahresbeleg und das Protokoll der Startbeleg-Prüfung. Quellen sind die RKSV und die WKO-Seiten zur Prüfung des Jahresbelegs und zur Registrierkassenpflicht.
Wie exportiere ich das DEP?
Das DEP enthält alle Barumsätze deiner Kasse. Du kannst es jederzeit exportieren.
- Öffne Kasse > RKSV.
- Klicke im Bereich Registrierkassen auf den Pfeil-Button rechts in der Zeile der Kasse und wähle Protokoll exportieren.
- Wähle im Fenster Datenerfassungsprotokoll exportieren den Zeitraum von–bis. Voreingestellt ist der aktuelle Monat.
- Klicke auf Exportieren. Offisy lädt eine JSON-Datei herunter.
Gibt es im gewählten Zeitraum keine Einträge, zeigt Offisy eine Fehlermeldung. Wähle dann einen anderen Zeitraum.
Wie lange bewahre ich Unterlagen auf?
Sieben Jahre (§ 132 BAO). Das gilt auch für den Schlussbeleg einer außer Betrieb genommenen Kasse.
Muss ich das DEP selbst sichern?
Das DEP musst du mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium sichern.
Benötigte Lizenz
Die automatische Sicherung des DEP ist nur mit RKSV Premium oder RKSV Unlimitiert verfügbar, siehe RKSV-Stufen. Mit RKSV Basic sicherst du das DEP selbst, zum Beispiel auf einem nicht wiederbeschreibbaren Medium.
Was ist ein Nullbeleg?
Ein Nullbeleg ist ein Beleg ohne Umsatz. Die Behörde kann ihn bei einer Prüfung verlangen.
Erstelle ihn in Offisy im Abschnitt Sammel-, Status- & Monatsbelege mit dem Button Statusbeleg. Dort lädst du ihn in der Tabelle mit Download als PDF herunter.
Was gilt für den Jahresbeleg?
Prüfe den Jahresbeleg bis zum 15. Februar des Folgejahres und bewahre ihn auf. Du kannst ihn ausdrucken oder elektronisch aufbewahren, solange du ihn jederzeit abrufen kannst (siehe WKO). Wie du ihn herunterlädst, steht in Jahresbelege herunterladen. Was er ist, steht in Was ist ein Jahresbeleg?.
Mit Webservice reicht Offisy den Jahresbeleg automatisch zur Prüfung ein. Du siehst das Ergebnis als Badge Erfolgreich überprüft oder Überprüfung fehlerhaft.
Wie protokolliere ich die Prüfung des Startbelegs?
Du musst den Startbeleg unmittelbar nach der Registrierung prüfen. Das Ergebnis protokollierst du und bewahrst es auf.
Mit Webservice-Zugang prüft Offisy den Startbeleg selbst. Die BMF-Belegcheck-App brauchst du dann nicht. Hebe das Prüfergebnis in Offisy bzw. die E-Mail „Belegsüberprüfung“ auf.
Ohne Webservice prüfst du den Startbeleg mit der BMF-Belegcheck-App und einem Authentifizierungscode aus FinanzOnline. Wie das geht, steht in Startbeleg prüfen. Den Code forderst du in FinanzOnline über Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege mit Code anfordern an.
Hinweis: Die Menübezeichnungen von FinanzOnline stammen aus dem BMF-Handbuch Registrierkassen (Stand 17.05.2019). Sie können sich im aktuellen FinanzOnline unterscheiden.