Registrierkasse bei FinanzOnline an- und abmelden Praxis Desk Kasse

Jede Registrierkasse und ihre Signaturerstellungseinheit musst du bei FinanzOnline registrieren. Mit Webservice-Zugang übernimmt Offisy das automatisch. Ohne trägst du die Daten selbst ein. Die Registrierung muss spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme der Kasse erfolgen.

Voraussetzungen

• Du hast ein RKSV-Zertifikat ausgestellt und eine Kasse angelegt.

So gehst du vor

Automatisch mit Webservice

Benötigte Lizenz

Die automatische An- und Abmeldung setzt den FinanzOnline-Webservice voraus. Er ist in RKSV Premium und RKSV Unlimitiert enthalten. Mit RKSV Basic brauchst du dafür das Add-on RKSV Webservice für Paket Basic (Kasse), siehe RKSV-Stufen.

1. Richte den Webservice-Zugang ein.
2. Lege die Kasse an. Offisy erstellt den Startbeleg.
3. Offisy registriert danach die Signaturerstellungseinheit und die Kasse bei FinanzOnline.
4. Offisy übermittelt den Startbeleg zur Prüfung.

Den Status siehst du als Badge auf der RKSV-Seite:

• In Warteschlange: Die Registrierung läuft noch.
• Registriert: Die Kasse ist bei FinanzOnline angemeldet.
• Fehlercode: …: Die Registrierung ist fehlgeschlagen. Behebe die Ursache, bei falscher Kassen-ID hilft Fehlerhafte Kassen-ID bei FinanzOnline beheben.
• Ausfall: Die Kasse ist als ausgefallen markiert.
• Außerbetrieb: Die Kasse ist außer Betrieb genommen.

Zusätzlich zeigt der Startbeleg das Badge Erfolgreich überprüft oder Überprüfung fehlerhaft. Du bekommst dazu eine E-Mail „Belegsüberprüfung“.

Manuell in FinanzOnline

Ohne Webservice registrierst du erst die Signaturerstellungseinheit, dann die Kasse. Die Daten dafür findest du in Offisy.

1. Öffne in Offisy Kasse > RKSV.
2. Klicke im Bereich Zertifikate auf den Pfeil-Button rechts in der Zeile deines Zertifikats und wähle Zertifikatsdaten. Notiere: Art der Sicherheitseinrichtung (Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters), Vertrauensdiensteanbieter (AT3 PrimeSign) und Seriennummer.
3. Klicke im Bereich Registrierkassen auf den Pfeil-Button rechts in der Zeile der Kasse und wähle Kasseninformationen. Dort stehen die Kassenidentifikationsnummer, der Benutzerschlüssel AES-256 und der Prüfwert für den Benutzerschlüssel.
4. Melde dich in FinanzOnline an und öffne Eingaben > Registrierkassen.
5. Wähle Neue Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit registrieren, trage die Zertifikatsdaten ein und klicke auf Registrieren.
6. Wähle Neue Registrierkasse registrieren, trage die Kassenidentifikationsnummer und den Benutzerschlüssel AES-256 ein und klicke auf Registrieren. Eine Bemerkung und der Prüfwert sind optional.
7. Prüfe den Startbeleg.

Abb. 1Diese Angaben trägst du bei der Registrierung der Kasse in FinanzOnline ein.

Hinweis: Der Benutzerschlüssel AES-256 hat 44 Zeichen. Kopiere ihn per Copy-and-paste, siehe AES-Schlüssel Zeichen richtig lesen. Solange der Startbeleg nicht erfolgreich geprüft ist, kannst du Kassenidentifikationsnummer und Schlüssel in FinanzOnline noch ändern.

Hinweis: Die Menübezeichnungen stammen aus dem BMF-Handbuch Registrierkassen (Stand 17.05.2019). Sie können sich im aktuellen FinanzOnline unterscheiden.

Ausfall melden

Fällt die Signatureinheit oder die Kasse aus, meldest du das selbst in FinanzOnline. Offisy meldet einen Ausfall nicht.

1. Öffne in FinanzOnline Eingaben > Registrierkassen.
2. Klicke auf die Seriennummer der Signaturerstellungseinheit oder auf die Kassen-ID.
3. Wähle Ausfall oder Außerbetriebnahme melden.
4. Wähle den Grund und trage Beginn (Tag und Uhrzeit) ein.
5. Ist der Ausfall vorbei, wähle Ende des Ausfalles melden.

Belege, die während eines Ausfalls der Signatureinheit entstehen, tragen den Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Danach erstellt die Kasse einen signierten Sammelbeleg. Die Wiederinbetriebnahme der Signatureinheit meldet Offisy automatisch.

Dauert ein Ausfall länger als 48 Stunden, meldest du ihn laut BMF-Handbuch innerhalb einer Woche.

Kasse schließen und abmelden

Wenn du die Kasse endgültig nicht mehr verwendest, schließt du sie.

1. Sichere zuerst das gesamte DEP, siehe Was brauche ich für eine Prüfung?.
2. Klicke im Bereich Registrierkassen auf den Pfeil-Button rechts in der Zeile der Kasse und wähle Kasse schließen.
3. Lies das Fenster Registrierkasse schließen und klicke auf Kasse schließen. Mit Abbrechen brichst du ab.

Abb. 2Das Schließen ist endgültig. Danach signiert die Kasse keine Belege mehr.

Offisy erstellt den Schlussbeleg. Diesen Schritt kannst du nicht rückgängig machen. Bewahre den Schlussbeleg auf.

Mit Webservice meldet Offisy die Außerbetriebnahme automatisch. Ohne Webservice meldest du sie in FinanzOnline über Ausfall oder Außerbetriebnahme melden, und zwar binnen einer Woche (BMF-Handbuch).

Häufige Fehler

• Registrierung scheitert mit Fehlercode: Meist stimmt die Kassen-ID oder der Schlüssel nicht mit Offisy überein, siehe Fehlerhafte Kassen-ID bei FinanzOnline beheben.
• Webservice-Zugang schlägt fehl: Prüfe den Zugang wie in Webservice-User in FinanzOnline einrichten beschrieben.