Verfügbarkeit konfigurieren Praxis Desk

Wenn ein Kunde oder Patient auf deiner Buchungsseite keine freien Termine findet, liegt das fast immer an den buchbaren Zeiten eines Benutzers. Dieser Artikel zeigt dir, wo du sie einstellst und welche weiteren Einstellungen die Verfügbarkeit beeinflussen.

Voraussetzungen

• Der Online Buchungskalender ist eingerichtet und aktiviert.
• Du benötigst die Berechtigung Benutzer: Bearbeiten.

Buchbare Zeiten pro Benutzer und Standort

Die buchbaren Zeiten sind die wichtigste Einstellung. Sie legen fest, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten ein Benutzer online buchbar ist — getrennt pro Standort, an dem er arbeitet.

1. Öffne Einstellungen → Benutzer.
2. Wähle den Benutzer aus und öffne den Tab Buchbare Zeiten.
3. Wähle oben den Standort, für den du Zeiten einträgst.
4. Trage für jeden Wochentag die Von- und Bis-Uhrzeit ein.
   • Klicke auf Öffnungszeit hinzufügen, um pro Tag mehrere Zeitblöcke einzutragen, z. B. 08:00–12:00 und 14:00–17:00.
5. Klicke auf Speichern.

Hinweis: Ein Wochentag ohne Zeiten ist an diesem Standort nicht buchbar — unabhängig von allen anderen Einstellungen.

Individuelle buchbare Zeiten für Ausnahmen

Für einzelne Tage, die von den regulären Zeiten abweichen (z. B. ein früherer Arbeitsbeginn oder ein zusätzlicher Termin am Wochenende), trägst du individuelle buchbare Zeiten ein. Sie überschreiben die regulären Zeiten für den gewählten Tag.

1. Öffne Einstellungen → Benutzer, wähle den Benutzer aus und öffne den Tab Individuelle buchbare Zeiten.
2. Klicke auf Individuelle Buchbare Zeiten erstellen.
3. Wähle Datum, Beginn, Ende und Standort.
4. Aktiviere bei Bedarf Wiederholung und wähle ein Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich oder alle 2 bis 6 Wochen) sowie ein Enddatum.
5. Klicke auf Speichern.

Feiertage

An aktivierten Feiertagen ist der ganze Tag nicht buchbar, unabhängig von den buchbaren Zeiten. Wie du Feiertage aktivierst, steht im Artikel Feiertage.

Termine, Pausen, Urlaub und Krankenstand

Jeder bestehende Termin an einem Behandler blockiert den entsprechenden Slot — das gilt für Kundentermine ebenso wie für Pausen, Urlaub, Krankenstand, Blocker und private Termine. Auch ein Termin mit dem Status Angefragt blockiert bereits den Slot, nicht erst ein bestätigter Termin.

Einstellungen im Online Buchungskalender

Zusätzlich zu den Zeiten wirken sich mehrere Einstellungen aus dem Online Buchungskalender auf die Verfügbarkeit aus. Details dazu findest du im Artikel zur Einrichtung des Online Buchungskalenders:

• Buchbare Wochen (Tab Kalender beim Benutzer) — wie weit im Voraus Kunden buchen können, Standard 6 Wochen.
• Buchungsintervall (Tab Kalender beim Benutzer) — das Zeitraster der angebotenen Slots. Standard ist die Dauer der jeweiligen Leistung, du kannst aber auch 15, 20, 30, 45 oder 60 Minuten fest einstellen.
• Terminbuchungen im Tab Terminbuchung der Buchungseinstellungen — die Vorlaufzeit zwischen Buchung und Terminbeginn, standardmäßig ohne Vorlauf.
• Verfügbarkeit des Benutzers überprüfen im Tab Grundeinstellungen der Buchungseinstellungen — blendet Benutzer ohne freien Slot aus der Auswahl aus. Ist diese Option deaktiviert, erscheint der Benutzer auch ohne freie Zeiten.

Verwendet ein Termin eine Ressource (z. B. einen Raum oder ein Gerät), zählen auch deren buchbare Zeiten und bestehende Reservierungen mit. Details dazu im Artikel Ressourcen verwalten.

Standort, Leistung und Benutzer müssen online buchbar sein

Selbst mit korrekt eingetragenen Zeiten bleibt ein Benutzer unsichtbar, wenn einer dieser drei Schalter fehlt:

• Der Standort ist online buchbar.
• Die Leistung hat den Schalter Online buchbar aktiviert.
• Der Benutzer hat im Tab Kalender seiner Einstellungen den Schalter Online buchbar aktiviert.

Häufige Fehler

Ein Wochentag fehlt im Tab „Buchbare Zeiten". Der Tag erscheint dort nur, wenn er im Tab Kalender desselben Benutzers unter Angezeigte Tage aktiviert ist. Aktiviere den Tag dort zuerst.

Eine individuelle Zeit an einem anderen Standort blockiert den Tag. Trägst du für einen Benutzer an Standort B eine individuelle buchbare Zeit ein, ist er an diesem Tag an Standort A vollständig gesperrt — auch wenn dort reguläre Zeiten eingetragen sind.

Ein „angefragter" Termin blockiert den Slot bereits. Kunden sehen den Slot als belegt, sobald ein Termin angefragt wurde — auch wenn du die Anfrage noch nicht bestätigt hast.