Buchungskalender einrichten Praxis Desk

Aktiviere den Online Buchungskalender und richte die Grundeinstellungen ein, damit Patienten und Kunden online Termine buchen können.

Voraussetzungen

• Berechtigung Unternehmen: Online Buchungskalender Einstellungen

Online-Buchung aktivieren

1. Öffne Einstellungen → Kalender & Termine → Online Buchungskalender.
2. Klicke auf Aktivieren.
3. Lies die Hinweise im Fenster Aktivieren und aktiviere den Schalter, um den AGB zuzustimmen. Erst danach lässt sich der Button Zustimmen anklicken.
4. Klicke auf Zustimmen.

Erst nach der Aktivierung erscheinen die Einstellungs-Tabs. Du findest sie direkt unter dem Aktivieren-Bereich: Grundeinstellungen, Terminbuchung, Terminbucher, Farben, Benutzer und Standorte.

Hinweis: Jeder Tab hat einen eigenen Button Speichern. Änderungen auf einem Tab werden nicht automatisch mitgespeichert, wenn du auf einem anderen Tab speicherst — speichere daher jeden Tab einzeln.

Um den Online Buchungskalender wieder zu deaktivieren, klicke auf Deaktivieren und bestätige den Dialog.

Tab „Grundeinstellungen"

Hier legst du den grundlegenden Buchungsablauf fest:

• Reihenfolge der Schritte: Ziehe Benutzer, Leistung und Standort per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge.
• Standort überspringen: Steht nur ein Standort zur Auswahl, wird der Schritt übersprungen und der Standort automatisch gewählt.
• Benutzer überspringen: Steht nur ein Benutzer zur Auswahl, wird der Schritt übersprungen und der Benutzer automatisch gewählt.
• Verfügbarkeit des Benutzers überprüfen: Ist die Einstellung aktiv, werden Benutzer ohne freien Termin im betrachteten Zeitraum in der Benutzerauswahl des Buchungskalenders nicht angezeigt. Standardmäßig aktiviert.
• Standardkategorie: Kategorie, die bei der Leistungsauswahl vorausgewählt ist. Standard: „Sonstiges".
• Teilnehmeranzahl bei Kursen anzeigen: Aktuelle & max. Teilnehmeranzahl, nur die maximale Anzahl oder gar keine Anzeige.
• AGB für die Online-Terminbuchung: Text, den Kunden bei der Terminbuchung bestätigen müssen.

Tab „Terminbuchung"

Hier stellst du die Darstellung des Kalenders sowie Regeln für Terminbuchungen ein:

• Angezeigte Wochentage: Legt fest, welche Wochentage im Buchungskalender angezeigt werden. Das ist eine reine Anzeigeoption — sie ändert nicht, an welchen Tagen tatsächlich Termine verfügbar sind. Standardmäßig sind alle 7 Tage aktiv.
• Unterteilung einer Stunde: Zeitraster für die Darstellung, z. B. 15-Minuten-Intervall (Standard). Ebenfalls reine Darstellung.
• Abstand zwischen Terminen: Mindestabstand zwischen zwei Terminen desselben Kunden. Standard: „keine".
• Terminbuchungen: Mindest-Vorlaufzeit zwischen Buchung und Terminbeginn, z. B. 1 Tag. Standard: kein Vorlauf.
• Terminlimit: Maximale Anzahl an Einzelleistungsterminen pro Kalenderwoche und Kunde. Standard: unbegrenzt.

Hinweis: Terminlänge sowie Vor- und Nachbereitungszeit legst du nicht hier, sondern direkt bei der jeweiligen Leistung fest.

Tab „Terminbucher"

Hier regelst du, wie Kunden mit ihren Buchungen umgehen können:

• Terminstornierungen: Legt fest, ob und bis zu welcher Frist vor dem Termin Kunden online stornieren dürfen. Standard: 24 Stunden.
• Standardmäßig zur Buchung: Ob Kunden sofort buchen dürfen oder erst manuell freigeschaltet werden müssen. Standard: „Zulassen".
• E-Mail Adressen erlauben: Schränkt zulässige E-Mail-Adressen für Buchungen ein, z. B. auf eine bestimmte Domain.
• Zusatzfelder: Legt fest, welche Zusatzfelder bei der Registrierung verpflichtend, optional oder deaktiviert sind.

Tab „Farben"

Passe die Farben des Buchungskalenders an dein Erscheinungsbild an. Mit dem Schalter Erweiterte Farbgestaltung stellst du einzelne Farben (Überschriften, Navigation, Menü, Buttons, Kalender) im Detail ein. Über den Button Farben zurücksetzen stellst du die Standardfarben wieder her.

Tab „Benutzer" und „Standorte"

Lege die Reihenfolge der Benutzer bzw. Standorte im Buchungskalender per Drag & Drop fest. Über das Aktionsmenü öffnest du für jeden Eintrag eigene Einstellungen:

• Benutzer: Buchbare Wochen (wie weit im Voraus ein Termin bei diesem Benutzer buchbar ist, Standard 6 Wochen) und Buchungsintervall (Zeitraster für buchbare Termine, standardmäßig die Dauer der Leistung).
• Standorte: Ob der Standort buchbar ist, sowie – wenn aktiviert – Name und Beschreibung für den Buchungskalender.