E-Mail-Einstellungen für Formulare konfigurieren Praxis Desk

Hier legst du fest, wie automatische Formular-E-Mails an deine Patient:innen aussehen und wie lange die Links gültig sind.

Wo finde ich die Einstellungen?

Navigiere zu Einstellungen > Formulare > Reiter Einstellungen.

Voraussetzungen

Aktive Lizenz für das Modul Formulare.

E-Mail-Betreff anpassen

Im Feld E-Mail-Betreff legst du die Betreffzeile der Formular-E-Mail fest.

Du kannst folgende Platzhalter per Klick einfügen:

Platzhalter	Bedeutung
{UNTERNEHMEN}	Name des Unternehmens bzw. der Praxis
{DATUM}	Aktuelles Datum im Format TT.MM.JJJJ
{FORMULARNAME}	Name des Formulars

Standard: {UNTERNEHMEN} - {FORMULARNAME}

E-Mail-Textvorlage anpassen

Der Rich-Text-Editor bestimmt den Inhalt der Formular-E-Mail. Du kannst den Text frei gestalten und Platzhalter per Klick einfügen:

Platzhalter	Bedeutung
{ANREDE}	Persönliche Anrede der Patient:in
{UNTERNEHMEN}	Name des Unternehmens bzw. der Praxis
{DATUM}	Aktuelles Datum im Format TT.MM.JJJJ
{BUTTON}	Klickbarer Button-Link zum Formular

Hinweis: Der Platzhalter {BUTTON} muss im E-Mail-Text vorhanden sein. Ohne ihn enthält die E-Mail keinen Link zum Formular und Patient:innen können es nicht öffnen.

Gültigkeitsdauer festlegen

Im Feld Gültigkeitsdauer gibst du eine Zahl und eine Einheit an (z. B. „7 Tage").

Nach Ablauf dieser Frist ist der Formularlink nicht mehr abrufbar. Patient:innen, die das Formular nach Ablauf öffnen möchten, erhalten eine Fehlermeldung. Abgelaufene Formulare erscheinen im Journaling mit dem Status Abgelaufen. Du kannst sie erneut versenden, um einen neuen Link zu generieren.

Button-Text anpassen

Im Feld Button-Text legst du die Beschriftung des Buttons bzw. Links fest, den Patient:innen anklicken, um das Formular zu öffnen.

Standardwert ist Formular ausfüllen. Das Feld ist ein Pflichtfeld und benötigt mindestens ein Zeichen.

Der konfigurierte Button-Text erscheint auf dem Button, den der Platzhalter {BUTTON} im E-Mail-Text erzeugt.

Beim Verknüpfen von Formularen mit Leistungen kann im E-Mail-Text der Platzhalter {LINK:Formularname} verwendet werden, um einen eigenen Linknamen festzulegen. Gibst du keinen Namen an, dient der konfigurierte Button-Text als Standardtext für den Link.