Termin erstellen Praxis Desk
Im Kalender kannst du verschiedene Eintragstypen anlegen – von Einzelleistungen mit Kundenbezug bis zu Urlaub und Krankheit.
Wo finde ich die Terminerstellung?
Ein Klick auf eine freie Stelle im Kalender öffnet das Schnell-Popup. Es zeigt dir die erkannte Uhrzeit und Spalte (Mitarbeiter oder Ressource) und listet alle verfügbaren Eintragstypen auf. Wähle einen Typ – das passende Formular öffnet sich sofort.
Nutzt du mehrere Unternehmen, wählst du im Popup zuerst das Unternehmen, bevor du den Eintragstyp auswählst.
Hinweis: Welche Typen im Popup erscheinen, hängt von deinen Berechtigungen und der Lizenzkonfiguration ab.
Terminarten
offisy unterscheidet folgende Eintragstypen im Kalender:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Einzelleistung | Termin mit einem Kunden für eine bestimmte Leistung |
| Pause | Geplante Unterbrechung (Standard- oder individueller Typ) |
| Privat | Persönliche Blockierung ohne Kundenbezug |
| Urlaub | Ganztägige Abwesenheit eines Mitarbeiters |
| Krankheit | Krankheitsbedingte Abwesenheit eines Mitarbeiters |
| Kurs | Leistung in mehreren fixen Terminen für eine Gruppe |
| Gruppentermin | Einmalige Leistung für mehrere Kunden gleichzeitig |
| Blocker | Zeitblock ohne Kundenbezug, sperrt den Slot für Buchungen |
| Aufgabe | Interne Aufgabe ohne Zeitbuchung, sichtbar im Kalender |
| Individuelle buchbare Zeit | Manuelle Erweiterung der Online-Buchbarkeit für einen Mitarbeiter |
Hinweis: Offizielle Feiertage werden automatisch aus der Feiertagskonfiguration eingetragen. Einträge vom Typ Extern stammen aus einer Kalender-Synchronisation (z. B. Google Calendar) und werden nicht manuell angelegt.
Voraussetzungen
- Du hast die Berechtigung Termine verwalten.
Einzelleistung erstellen
Eine Einzelleistung ist ein Termin mit genau einem Kunden für eine bestimmte Leistung.
- Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot.
- Gib im Suchfeld Name, Geburtsdatum oder Telefonnummer ein.
- Klicke den Kunden in der Vorschlagsliste an.
- Falls der Kunde noch nicht in offisy existiert: Klicke auf Neuen Kunden anlegen, füll Vorname und Nachname aus und klicke auf Speichern.
- Wähle eine Leistung aus der Liste.
- offisy übernimmt Dauer, Mitarbeiter:innen und Standort automatisch aus der Leistungskonfiguration.
- Du kannst nur Leistungen wählen, die für den jeweiligen Mitarbeiter und Standort konfiguriert sind.
- Passe bei Bedarf Datum, Startzeit und Endzeit an.
- Weise optional eine Ressource zu (z. B. Behandlungsraum, Gerät).
Benötigte Lizenz
Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Modul Ressourcen in deiner Lizenz enthalten ist.
- Trage bei Bedarf eine interne Notiz ein. Notizen sind nur für Mitarbeiter sichtbar.
- Klicke auf Speichern.
Hinweis: Für wiederkehrende Termine aktiviere die Option Wiederkehrend und wähle das Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich usw.) sowie das Enddatum der Serie.
Urlaub eintragen
offisy legt Urlaubseinträge immer als Ganztageseinträge an. Du kannst mehrere Tage auf einmal blockieren.
- Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot.
- Wähle im Menü den Typ Urlaub.
- Wähle den Mitarbeiter aus.
- Setze Startdatum und Enddatum.
- Klicke auf Speichern.
Krankheit eintragen
Krankheitseinträge verhalten sich wie Urlaub: offisy legt sie als Ganztageseinträge an; sie können mehrere Tage umfassen.
- Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot.
- Wähle im Menü den Typ Krankheit.
- Wähle den Mitarbeiter aus.
- Setze Startdatum und Enddatum.
- Klicke auf Speichern.
Privat eintragen
Private Einträge blockieren Zeit ohne Kundenbezug. Andere Nutzer sehen den Eintrag als belegt, aber nicht den Inhalt.
- Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot.
- Wähle im Menü den Typ Privat.
- Passe Datum, Startzeit und Endzeit an.
- Klicke auf Speichern.
Pause eintragen
Pausen blockieren Zeit für geplante Unterbrechungen. Du kannst zwischen Standard-Pausen und individuellen Pausentypen (mit eigenem Icon und Farbe) wählen. Die vollständige Anleitung findest du im Artikel Pause im Kalender eintragen.
Kurs oder Gruppentermin erstellen
Kurse und Gruppentermine sind Einträge für mehrere Kunden gleichzeitig. Ein Kurs besteht aus mehreren fixen Terminen, ein Gruppentermin ist einmalig. Beide werden über den Leistungsbereich angelegt. Die vollständige Anleitung findest du im Artikel Kurs oder Gruppentermin erstellen.
Blocker erstellen
Ein Blocker sperrt einen Zeitraum für Online-Buchungen und interne Buchungen, ohne einen Kundenbezug herzustellen.
- Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot.
- Wähle im Schnell-Popup den Typ Blocker.
- Passe Datum, Startzeit und Endzeit an.
- Trage optional eine interne Notiz ein.
- Klicke auf Speichern.
Aufgabe eintragen
Aufgaben sind interne Einträge ohne direkte Zeitbuchung. Sie erscheinen im Kalender als Erinnerung oder To-do. Weitere Details findest du im Artikel Aufgaben im Kalender.
- Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot.
- Wähle im Schnell-Popup den Typ Aufgabe.
- Gib einen Titel ein.
- Wähle optional einen Mitarbeiter und ein Fälligkeitsdatum.
- Klicke auf Speichern.
Individuelle buchbare Zeit eintragen
Mit einer individuellen buchbaren Zeit erweiterst du manuell das Online-Buchungsfenster eines Mitarbeiters – außerhalb der regulären Öffnungszeiten. Weitere Details findest du im Artikel Buchbare Zeiten verwalten.
- Klicke im Kalender auf einen freien Zeitslot.
- Wähle im Schnell-Popup den Typ Individuelle buchbare Zeit.
- Wähle den Mitarbeiter aus.
- Passe Datum, Startzeit und Endzeit an.
- Klicke auf Speichern.
Häufige Fehler
- Kein Kunde gefunden: Prüfe die Schreibweise oder suche nach Geburtsdatum oder Telefonnummer. Du kannst Neukunden direkt aus dem Termin-Dialog anlegen.
- Leistung nicht wählbar: Die Leistung ist für den gewählten Mitarbeiter oder Standort nicht konfiguriert. Öffne Einstellungen → Leistungen und prüfe die Zuordnungen.
- Ressource bereits belegt: Wähle einen anderen Zeitpunkt oder eine andere Ressource. Belegte Ressourcen sind im Kalender farblich markiert.