Kassenbuch (Übersicht) Praxis Desk Kasse

Das Kassenbuch protokolliert alle Bargeldbewegungen deiner Kassa und zeigt den Kassenstand für jeden Zeitraum, den du auswählst. Wie du Buchungen erfasst, korrigierst und druckst, steht in den folgenden Artikeln: Buchungen erfassen, Buchungen bearbeiten und stornieren und Kassenbuch drucken und exportieren.

Wo finde ich das Kassenbuch?

Klicke in der Seitenleiste auf Journaling → Kassenbuch. Die Seite zeigt beim Öffnen die Buchungen von heute.

Abb. 1Das Kassenbuch mit den Buchungen des gewählten Zeitraums.

1. 1Button Neue Ein-/Auszahlung. Der Pfeil daneben öffnet weitere Optionen.
2. 2Filter Zeitraum, siehe Abschnitt „Filter“.
3. 3Kassenkarte mit dem Saldo am Ende des Zeitraums, siehe Abschnitt „Statistik / Kennzahlen“.
4. 4Summenkarten für den gewählten Zeitraum, siehe Abschnitt „Statistik / Kennzahlen“.

Der Pfeil neben Neue Ein-/Auszahlung öffnet das Optionen-Menü mit Neuer Ist-Stand, Kassenbuch drucken und Spaltenkonfiguration. Welche Einträge du siehst, hängt von deinen Berechtigungen ab.

Fehlt dir die Berechtigung Kassenbuch: Erstellen oder ist deine eigene Firma in der Firmenauswahl nicht enthalten, heißt der Button Optionen. Er öffnet dann nur das Menü.

Abb. 2Das Optionen-Menü neben dem Button Neue Ein-/Auszahlung.

Voraussetzungen

• Du hast die Berechtigung Kassenbuch: Anzeigen, um die Seite zu öffnen.
• Für weitere Aktionen brauchst du zusätzliche Berechtigungen. Sie stehen im Abschnitt „Berechtigungen“ am Ende dieses Artikels.

Filter

• Firma – Auswahl oben im Seitenkopf. Mit Alle siehst du die Buchungen aller Firmen, für die du das Kassenbuch sehen darfst. Wählst du eine Firma, zeigt die Liste nur deren Buchungen.
• Zeitraum – Datumsbereich der angezeigten Buchungen. Standard beim Öffnen ist der heutige Tag. Du kannst die Datumsfelder direkt ändern oder links daneben ein Preset wählen.
• Mandant – Nur sichtbar, wenn du Mandanten verwendest. Du kannst mehrere Mandanten wählen; neben jedem steht die Anzahl seiner Einträge. Die Auswahl gilt auch für die Kassenkarten und die Summenkarten. Mit Filter zurücksetzen zeigst du wieder alle Mandanten.

Das Dropdown mit den Presets enthält diese Einträge:

• Heute, Gestern, Morgen
• Aktuelle Woche, Letzte Woche, Nächste Woche
• Aktueller Monat, Letzter Monat, Nächster Monat
• Aktuelles Jahr, Letztes Jahr, Nächstes Jahr
• +1 Tag und -1 Tag, wenn Von- und Bis-Datum auf denselben Tag fallen
• +1 Woche und -1 Woche, +1 Monat und -1 Monat, +1 Jahr und -1 Jahr

Der Zeitraum darf höchstens 366 Tage umfassen. Wählst du mehr, erscheint der Hinweis „Zeitraum zu lang“.

Datentabelle

Die Tabelle listet alle Bargeldbewegungen des gewählten Zeitraums. Die neueste Buchung steht oben.

Spalte	Inhalt
Nr.	Nummer des Eintrags
Verwendung	Betrieblich oder Privat
Referenz	Referenznummer des Eintrags oder Nummer des zugehörigen Belegs
Notiz	Freitext zur Buchung
Datum	Datum und Uhrzeit der Buchung
Ein-/Ausgang	Eingang, Ausgang oder Korrektur Ist-Stand
Betrag	Höhe der Buchung. Ausgänge stehen als negativer Betrag in Rot.
Saldo	Kassenstand nach dieser Buchung
Konto	Nur mit dem Modul Buchhaltungsexport
Mandant	Nur, wenn du Mandanten verwendest

Zahlst du eine Rechnung oder einen Beleg bar, legt Offisy den Eintrag automatisch an. In der Spalte Referenz steht dann die Nummer des Belegs.

Ein Klick darauf öffnet die Vorschau des Belegs. Gehört ein Lieferschein dazu, steht dessen Nummer in einer zweiten Zeile.

Stornierte Einträge tragen in der Spalte Datum das Badge Storniert. Die Begründung siehst du, wenn du mit der Maus über das Badge fährst. Stornierte Einträge zählen nicht in den Summen.

Aktionen pro Zeile

Ein Klick auf den Pfeil am Zeilenende öffnet das Menü der Zeile.

• Bearbeiten – ändert Referenz-Nr. und Notiz, siehe Bearbeiten & stornieren. Du brauchst dafür Kassenbuch: Bearbeiten.
• Stornieren – storniert den Eintrag, siehe Bearbeiten & stornieren. Du brauchst dafür Kassenbuch: Löschen.

Statistik / Kennzahlen

Offisy zeigt zwei Arten von Karten.

Kassenkarten über der Tabelle: Jede Kasse hat eine Karte. Sie trägt den Namen des Mandanten oder Aktueller Stand. Die Karte zeigt den Saldo am Enddatum des gewählten Zeitraums.

Ein negativer Saldo steht in Rot. Die Karten erscheinen, solange der Filter Mandant nicht genau einen Mandanten umfasst. Bei mehreren Firmen steht der Firmenname vor dem Kassennamen.

Summenkarten unter der Tabelle: Sie gelten für den gewählten Zeitraum. Sie erscheinen nur, wenn du in der Firmenauswahl eine einzelne Firma gewählt hast.

• Anfangssaldo – Saldo vor dem Start des Zeitraums
• Summe Eingänge
• Summe Ausgänge
• Endsaldo – Saldo am Ende des Zeitraums

Spaltenkonfiguration

Öffne das Optionen-Menü und klicke auf Spaltenkonfiguration. Im Dialog Spalten konfigurieren steht jede Spalte in einer Zeile mit Feld und Sortierung.

• Klicke auf Hinzufügen, um eine Spalte zu ergänzen.
• Ziehe eine Zeile am Griff-Symbol links, um die Reihenfolge der Spalten zu ändern.
• Klicke auf das Papierkorb-Symbol, um eine Spalte zu entfernen.
• Klicke auf Speichern, um die Konfiguration zu übernehmen. Die Seite lädt danach neu.

Standardmäßig zeigt die Tabelle die Spalten Nr., Verwendung, Referenz, Notiz, Datum, Ein-/Ausgang, Betrag und Saldo. Konto und Mandant erscheinen nur, wenn die jeweilige Funktion aktiv ist.

Berechtigungen

Berechtigung	Funktion
Kassenbuch: Anzeigen	Seite öffnen und die Liste exportieren
Kassenbuch: Erstellen	Neue Ein-/Auszahlung und Neuer Ist-Stand
Kassenbuch: Bearbeiten	Einträge bearbeiten
Kassenbuch: Löschen	Einträge stornieren
Journaling	Kassenbuch drucken (zusätzlich zu Kassenbuch: Anzeigen)