Vorlage bearbeiten Praxis Desk Kasse

Du kannst eine Vorlage jederzeit anpassen. Die Einstellungen sind auf mehrere Tabs aufgeteilt.

So gehst du vor

1. Öffne die Einstellungen.
2. Navigiere zu Vorlagen.
3. Klicke auf die Vorlage, die du bearbeiten möchtest.
4. Passe die gewünschten Tabs an.
5. Klicke auf Speichern.

Tab: Grundeinstellungen

• Bezeichnung – Name der Vorlage.
• Typ – Rechnung, Beleg, Honorarnote, Mahnung oder Angebot.
• Format – A4, A5, 56mm oder 80mm.
• Farbe – Akzentfarbe der Vorlage.
• Datum mit Uhrzeit anzeigen – Schalte zwischen TT.MM.JJJJ und TT.MM.JJJJ HH:MM um.
• Offenen Saldo anzeigen – Zeigt den noch offenen Betrag auf dem Dokument.
• Restguthaben des Gutscheins anzeigen – Verfügbar wenn Offener Saldo aktiv ist.

Tab: Design

Schrift

• Schriftart – Schriftart für die gesamte Vorlage.
• Text Größe – Schriftgröße für normale Textbereiche in Pt.
• Text Farbe – Farbe für normale Textbereiche.
• Überschrift Größe – Schriftgröße für Überschriften in Pt.
• Überschrift Farbe – Farbe für Überschriften.

Seitenrand Abstände

• Oben / Rechts / Unten / Links – Seitenränder in mm.

Sonstiges

• Oberer Abstand – Abstand zwischen Logo/Seitenrand und Adresskopf auf der ersten Seite (mm).
• Mindesthöhe des Adressfeldes – Mindesthöhe des Adressfeldes in mm.

Tab: Kopfbereich

Logo

• Logo hochladen oder aus der Mediathek auswählen.
• Position – Rechtsbündig, Zentriert oder Linksbündig.
• Breite – Logobreite in mm.

Tab: Adressbereich

Adressbereich

• Rechnungsempfänger – Adressbereich links ein- oder ausblenden.
• Absender anzeigen – Deine Firmenadresse als Absender über dem Empfänger anzeigen.
• Unternehmensname – Unternehmensname des Empfängers anzeigen.
• Identifikationsnummer – UID-Nummer des Empfängers anzeigen.
• Name – Name des Empfängers anzeigen.
• Zus. Name – Zusätzlicher Name des Empfängers.
• Adresse – Adresse des Empfängers anzeigen.
• E-Mail Adresse – E-Mail-Adresse des Empfängers anzeigen.
• Telefonnummer – Telefonnummer des Empfängers anzeigen.

Versicherung

• Geburtsdatum – Geburtsdatum des Empfängers anzeigen.
• Sozialversicherungsnummer – SVNr. anzeigen.
• Mitversicherung – Mitversicherungsverhältnis anzeigen.
• Versicherungsträger – Ausblenden, Name oder Abkürzung.
• Formatierte Ansicht – Versicherung und Name gemeinsam formatiert anzeigen.

Rechte Spalte

• Benutzerdefinierter Text – Eigenen Text rechts neben dem Adressfeld einfügen. Verfügbare Platzhalter: %ERSTELLER%, %BEHANDLER%, %FIRMENNAME%

Eigene Unternehmensdaten (wenn kein benutzerdefinierter Text)

• Anzeigen – Deine Unternehmensdaten oben rechts einblenden.
• Identifikationsnummer – Deine UID-Nummer darunter anzeigen.

Sonstiges

• Kundennummer – Kundennummer anzeigen.
• Notiz zum Kunden – Hinterlegte Kundennotiz anzeigen.
• Notiz zur Leistung – Hinterlegte Leistungsnotiz anzeigen.

Tab: Textbereiche

Einleitung

• Text – Einleitungstext am Beginn des Dokuments. Verfügbare Platzhalter: %ANREDE%, %KUNDE%, %KUNDENVORNAME%, %KUNDENNACHNAME%, %TITEL%, %TITELNACHGESTELLT%

Texte nach Positionen

• Bezahlkonditionen – Text mit Zahlungsbedingungen (nicht bei Mahnungen). Verfügbare Platzhalter: %ZAHLUNGSZIEL%, %ZAHLUNGSDATUM%
• Grußformel – Abschlusstext nach den Positionen. Verfügbare Platzhalter: %ERSTELLER%, %BEHANDLER%, %FIRMENNAME%

Bankverbindung (nicht bei Belegen)

• Anzeigen – Bankverbindung im Textbereich einblenden.
• Position der Bankverbindung – Rechts oder Links.

SEPA-Überweisungsinformationen (nicht bei Belegen)

• Aktivieren – QR-Code zum Bezahlen mit Code anzeigen. Rechnungsempfänger scannen den Code mit ihrer Banking-App, die Empfänger, IBAN, offenen Betrag und Verwendungszweck automatisch ausfüllt.
• Nach dem Aktivieren zeigt Offisy die hinterlegte Bankverbindung: Kreditinstitut, Kontoinhaber, BIC / SWIFT und IBAN.
• Fehlen noch Bankdaten, hinterlege sie über Bankdaten hinzufügen (Bankinstitut, Kontoinhaber, IBAN, optional BIC / SWIFT).
• Hat ein Mandant eigene Bankdaten hinterlegt, verwendet Offisy für dessen Dokumente diese statt der Unternehmensdaten.
• Der QR-Code erscheint nur auf Rechnungen, Honorarnoten und Mahnungen mit offenem Restbetrag, nicht auf bereits bezahlten Dokumenten und nicht auf Belegen.

Benötigte Lizenz

Die SEPA-Überweisungsinformationen ("Zahlen mit Code") sind nur mit dem Modul Stuzza für Desk, Praxis und Kasse verfügbar. Ohne dieses Modul werden die Abschnitte Bankverbindung und SEPA-Überweisungsinformationen im Vorlagen-Editor nicht angezeigt.

Tab: Positionen

Allgemeines

• Mengen Spaltenname – Bezeichnung der Mengenspalte (nicht bei Format 56mm).
• Interne Nummer – Spalte mit interner Nummer anzeigen.
• Artikelnummer – Spalte mit Artikelnummer anzeigen.
• Name – Namen der Position in der Beschreibungsspalte anzeigen.
• Detailbeschreibung – Detailbeschreibung in der Beschreibungsspalte anzeigen.

Leistungsinfo

• Anzeigen – Leistungsinformation zur Position anzeigen.
• Position – Als eigene Spalte oder innerhalb der Beschreibungsspalte.

Preisangaben

• Steuersatz – Spalte mit Steuersatz anzeigen.
• Einzelpreis (Linke Spalte) – Einzel: Netto, Einzel: Brutto, Gesamt: Netto oder Ausblenden.
• Summe (Rechte Spalte) – Netto, Brutto oder Ausblenden.

Termindarstellung

• Format – Ausblenden, Datum (TT.MM.JJJJ) oder Datum + Uhrzeit.
• Position – Als eigene Spalte oder innerhalb der Beschreibungsspalte.

Tab: Fußbereich

Stempel / Unterschrift

• Stempel oder Unterschrift hochladen oder aus der Mediathek auswählen.
• Position – Rechtsbündig, Zentriert oder Linksbündig.
• Breite – Breite in mm.
• Textbereich unterhalb des Stempels – Freitext nach dem Stempel.
• Bankverbindung – Bankverbindung im Fußbereich anzeigen.

Fußzeile

• Anzeigen – Fußzeile am unteren Seitenrand einblenden.
• Text – Inhalt der Fußzeile (z. B. Pflichtangaben, Kontaktdaten).