Vorlage bearbeiten Praxis Desk Kasse

Du kannst eine Vorlage jederzeit anpassen. Die Einstellungen sind auf mehrere Tabs aufgeteilt.

So gehst du vor

1. Öffne die Einstellungen.
2. Navigiere zu Vorlagen.
3. Klicke auf die Vorlage, die du bearbeiten möchtest.
4. Passe die gewünschten Tabs an.
5. Klicke auf Speichern.

Tab: Grundeinstellungen

Abb. 1Grundeinstellungen einer bestehenden Rechnungsvorlage.

• Bezeichnung – Name der Vorlage.
• Typ – Rechnung, Beleg, Honorarnote, Mahnung oder Angebot.
• Format – A4, A5, 56mm oder 80mm.
• Farbe – Akzentfarbe der Vorlage.
• Datum mit Uhrzeit anzeigen – Schalte zwischen TT.MM.JJJJ und TT.MM.JJJJ HH:MM um.
• Offenen Saldo anzeigen – Zeigt den noch offenen Betrag auf dem Dokument.
• Restguthaben des Gutscheins anzeigen – Verfügbar wenn Offener Saldo aktiv ist.

Tab: Design

Abb. 2Schrifteinstellungen, Seitenränder und weitere Layout-Optionen.

Schrift

• Schriftart – Schriftart für die gesamte Vorlage.
• Text Größe – Schriftgröße für normale Textbereiche in Pt.
• Text Farbe – Farbe für normale Textbereiche.
• Überschrift Größe – Schriftgröße für Überschriften in Pt.
• Überschrift Farbe – Farbe für Überschriften.

Seitenrand Abstände

• Oben / Rechts / Unten / Links – Seitenränder in mm.

Sonstiges

• Oberer Abstand – Abstand zwischen Logo/Seitenrand und Adresskopf auf der ersten Seite (mm).
• Mindesthöhe des Adressfeldes – Mindesthöhe des Adressfeldes in mm.

Tab: Kopfbereich

Abb. 3Logo hochladen und Position sowie Breite festlegen.

Logo

• Logo hochladen oder aus der Mediathek auswählen.
• Position – Rechtsbündig, Zentriert oder Linksbündig.
• Breite – Logobreite in mm.

Tab: Adressbereich

Abb. 4Welche Empfänger- und Versicherungsdaten die Vorlage anzeigt.

Adressbereich

• Rechnungsempfänger – Adressbereich links ein- oder ausblenden.
• Absender anzeigen – Deine Firmenadresse als Absender über dem Empfänger anzeigen.
• Unternehmensname – Unternehmensname des Empfängers anzeigen.
• Identifikationsnummer – UID-Nummer des Empfängers anzeigen.
• Name – Name des Empfängers anzeigen.
• Zus. Name – Zusätzlicher Name des Empfängers.
• Adresse – Adresse des Empfängers anzeigen.
• E-Mail Adresse – E-Mail-Adresse des Empfängers anzeigen.
• Telefonnummer – Telefonnummer des Empfängers anzeigen.

Versicherung

• Geburtsdatum – Geburtsdatum des Empfängers anzeigen.
• Sozialversicherungsnummer – SVNr. anzeigen.
• Mitversicherung – Mitversicherungsverhältnis anzeigen.
• Versicherungsträger – Ausblenden, Name oder Abkürzung.
• Formatierte Ansicht – Versicherung und Name gemeinsam formatiert anzeigen.

Rechte Spalte

• Benutzerdefinierter Text – Eigenen Text rechts neben dem Adressfeld einfügen. Verfügbare Platzhalter: %ERSTELLER%, %BEHANDLER%, %FIRMENNAME%

Eigene Unternehmensdaten (wenn kein benutzerdefinierter Text)

• Anzeigen – Deine Unternehmensdaten oben rechts einblenden.
• Identifikationsnummer – Deine UID-Nummer darunter anzeigen.

Sonstiges

• Kundennummer – Kundennummer anzeigen.
• Notiz zum Kunden – Hinterlegte Kundennotiz anzeigen.
• Notiz zur Leistung – Hinterlegte Leistungsnotiz anzeigen.

Tab: Textbereiche

Abb. 5Einleitungs- und Abschlusstexte sowie Bankverbindung und SEPA-Überweisungsinformationen.

Einleitung

• Text – Einleitungstext am Beginn des Dokuments. Verfügbare Platzhalter: %ANREDE%, %KUNDE%, %KUNDENVORNAME%, %KUNDENNACHNAME%, %TITEL%, %TITELNACHGESTELLT%

Texte nach Positionen

• Bezahlkonditionen – Text mit Zahlungsbedingungen (nicht bei Mahnungen). Verfügbare Platzhalter: %ZAHLUNGSZIEL%, %ZAHLUNGSDATUM%
• Grußformel – Abschlusstext nach den Positionen. Verfügbare Platzhalter: %ERSTELLER%, %BEHANDLER%, %FIRMENNAME%

Bankverbindung (nicht bei Belegen)

• Anzeigen – Bankverbindung im Textbereich einblenden.
• Position der Bankverbindung – Rechts oder Links.

Zahlen mit Code (QR-Code) aktivieren

Mit Zahlen mit Code druckt offisy einen QR-Code auf das Dokument. Dein Kunde scannt ihn mit der Banking-App. Die App füllt Empfänger, IBAN, offenen Betrag und Verwendungszweck automatisch aus. Der Verwendungszweck ist die Rechnungsnummer.

Benötigte Lizenz

Zahlen mit Code erfordert das Add-on Rechnung: Zahlen mit Code für Desk, Praxis und Kasse. Ohne dieses Add-on fehlen die Abschnitte Bankverbindung und SEPA-Überweisungsinformationen (Zahlen mit Code) im Vorlagen-Editor.

Voraussetzungen

• Das Add-on ist in deiner Lizenz enthalten.
• Du bearbeitest eine Vorlage für Rechnungen, Honorarnoten oder Mahnungen. Bei Belegen gibt es die Funktion nicht.
• Für dein Unternehmen sind Bankdaten hinterlegt. Der QR-Code braucht mindestens Kontoinhaber und IBAN.

So aktivierst du den QR-Code

1. Öffne die Vorlage und wechsle in den Tab Textbereiche.
2. Scrolle zum Abschnitt SEPA-Überweisungsinformationen (Zahlen mit Code).
3. Schalte Aktivieren ein.
4. Prüfe die angezeigten Bankdaten: Kreditinstitut, Kontoinhaber, BIC / SWIFT und IBAN.
5. Fehlen Bankdaten, erscheint der Hinweis „Es wurde noch keine Bankverbindung hinterlegt“. Klicke auf Bankdaten hinzufügen und trage Bankinstitut, Kontoinhaber und IBAN ein. Die BIC / SWIFT ist optional.
6. Klicke auf Speichern.

Abb. 6Der Abschnitt zeigt einen Hinweis, solange keine Bankverbindung hinterlegt ist.

1. 1Schalter Aktivieren.
2. 2Button Bankdaten hinzufügen, solange keine Bankverbindung hinterlegt ist.

Welche Bankdaten offisy verwendet

• Standard sind die Bankdaten deines Unternehmens.
• Hat ein Mandant eigene Bankdaten hinterlegt, verwendet offisy für dessen Dokumente diese. Hat ein Mandant keine, gelten die Bankdaten deines Unternehmens.

So sieht der QR-Code auf dem Dokument aus

Der QR-Code steht mit der Beschriftung Zahlen mit Code im Dokument. Er erscheint auf Rechnungen, Honorarnoten und Mahnungen mit offenem Restbetrag. Bezahlte Dokumente und Belege zeigen keinen Code. Fehlen Kontoinhaber oder IBAN, druckt offisy keinen Code.

Hinweis: Die Vorschau im Editor zeigt den QR-Code erst, wenn Bankdaten hinterlegt sind.

Tab: Positionen

Abb. 7Aufbau der Positionstabelle: Spalten, Behandler, Preisangaben und Termindarstellung.

Allgemeines

• Mengen Spaltenname – Bezeichnung der Mengenspalte (nicht bei Format 56mm).
• Interne Nummer – Spalte mit interner Nummer anzeigen.
• Spaltenname Interne Nummer – Überschrift der Spalte. Das Feld erscheint nur, wenn Interne Nummer aktiv ist. Bleibt es leer, druckt offisy die Spalte ohne Überschrift. Bei den Formaten 56mm und 80mm wird der Text im PDF nicht ausgegeben.
• Artikelnummer – Spalte mit Artikelnummer anzeigen.
• Name – Namen der Position in der Beschreibungsspalte anzeigen.
• Detailbeschreibung – Detailbeschreibung in der Beschreibungsspalte anzeigen.

Leistungsinfo

• Anzeigen – Leistungsinformation zur Position anzeigen.
• Position – Als eigene Spalte oder innerhalb der Beschreibungsspalte.

Behandler

• Anzeigen – Zeigt im PDF eine Spalte Behandler mit dem Behandler der Position. Bei den Formaten 56mm und 80mm druckt offisy die Spalte ohne Überschrift.

Preisangaben

• Steuersatz – Spalte mit Steuersatz anzeigen.
• Einzelpreis (Linke Spalte) – Einzel: Netto, Einzel: Brutto, Gesamt: Netto oder Ausblenden.
• Summe (Rechte Spalte) – Netto, Brutto oder Ausblenden.

Termindarstellung

• Format – Ausblenden, Datum (TT.MM.JJJJ) oder Datum + Uhrzeit.
• Position – Als eigene Spalte oder innerhalb der Beschreibungsspalte.
• Spaltenname Leistungsdatum – Überschrift der Datumsspalte. Das Feld erscheint nur, wenn ein Format gewählt ist und Position auf Eigene Spalte steht. Standard: „Leistungsdatum“.

Tab: Fußbereich

Abb. 8Stempel oder Unterschrift sowie die Fußzeile des Dokuments.

Stempel / Unterschrift

• Stempel oder Unterschrift hochladen oder aus der Mediathek auswählen.
• Position – Rechtsbündig, Zentriert oder Linksbündig.
• Breite – Breite in mm.
• Textbereich unterhalb des Stempels – Freitext nach dem Stempel.
• Bankverbindung – Bankverbindung im Fußbereich anzeigen.

Fußzeile

• Anzeigen – Fußzeile am unteren Seitenrand einblenden.
• Text – Inhalt der Fußzeile (z. B. Pflichtangaben, Kontaktdaten).