Buchhaltungsdaten für den Steuerberater exportieren und übermitteln Praxis Kasse Desk

Der Buchhaltungsexport erzeugt CSV-Dateien deiner Umsatz- und Rechnungsdaten für die Steuerberatung.

Benötigte Lizenz

Die Grundfunktion (Einstellungen, Kontierungen, Personenkonten, Export von Personen, Rechnungen, Kassenbuch und Einzahlungen) benötigt das Modul Buchhaltungsexport für Praxis, Kasse und Desk. Für die automatische Übermittlung per E-Mail an die Steuerberatung benötigst du zusätzlich das erweiterte Modul Buchhaltungsexport Extended, ebenfalls für Praxis, Kasse und Desk. Bei Fragen zu deiner Lizenz wende dich an support@offisy.at.

Wofür wird der Buchhaltungsexport verwendet?

Du bereitest damit deine Buchhaltungsdaten für eine Ziel-Buchhaltungssoftware auf: BMD oder RZL. Du exportierst folgende Daten als CSV:

• Personen – Personenkonten (Debitoren) deiner Kunden.
• Rechnungen – Rechnungsdaten für den gewählten Zeitraum.
• Kassenbuch – nur bei Zielsoftware BMD verfügbar.
• Einzahlungen – nur bei Zielsoftware BMD verfügbar.

Mit dem erweiterten Modul übermittelst du diese Daten zusätzlich automatisch per E-Mail an deine Steuerberatung, statt sie manuell herunterzuladen.

Wo finde ich den Buchhaltungsexport?

Öffne die Datenexport-Übersicht und klicke im Abschnitt Buchhaltung auf Auswählen. Du landest auf der Seite Buchhaltungsexport.

Von dort öffnest du über den Button Einstellungen (Zahnrad-Symbol) die Seite Buchhaltungsexport Einstellungen. Über den Button Zum Datenexport kommst du wieder zurück. Die Einstellungen erreichst du zusätzlich über die Firmeneinstellungen unter Buchhaltungsschnittstelle.

Ein Status-Badge neben dem Titel zeigt dir, ob eine Zielsoftware konfiguriert ist: grün mit dem Namen der Zielsoftware, sonst rot mit Nicht konfiguriert.

Voraussetzungen

• Modul Buchhaltungsexport aktiv in deiner Lizenz.
• Berechtigung Exportieren für den Datenexport, Einstellungen für die Einstellungen.
• Für die automatische Übermittlung: Modul Buchhaltungsexport Extended und Berechtigung Übermittlung per E-Mail.
• Eine Zielsoftware (BMD oder RZL) muss in den Einstellungen ausgewählt sein. Ist keine Zielsoftware gesetzt, zeigt die Export-Seite statt der Export-Buttons eine Meldung mit einem Link zu den Einstellungen.

Buchhaltungsexport einrichten

1. Öffne die Buchhaltungsexport Einstellungen.
2. Wähle im Tab Grundeinstellungen deine Standard Zielsoftware (BMD oder RZL).
3. Wähle die Filterung nach: Bezahldatum, Erstelldatum oder Teilzahlungen (nur BMD).
4. Richte im Tab Kontierungen deine Personenkonten, Sachkonten für Bar/Bankomat/Kreditkarte und deine Gegenkonten ein.
5. Bei Zielsoftware BMD: Konfiguriere im Tab Exporteinstellungen die gewünschten CSV-Spalten je Bereich.
6. Klicke auf Speichern.

Zusätzliche Kontierungsfelder findest du im Kundenprofil (Konto für Buchhaltungsexport), bei der Zahlungsart im Tab BMD und in den Mandanten-Einstellungen im Abschnitt Kostenstelle.

Veraltete Spalten im Kassenbuch

Im Tab Exporteinstellungen sind bei Zielsoftware BMD im Bereich Kassenbuch drei Spalten im Auswahlmenü abgesetzt unter der Überschrift Veraltet gruppiert: USt, Bruttobetrag und USt Betrag (veraltet). Sie bleiben wählbar, sind aber nicht mehr die empfohlene Konfiguration.

Aktuell und empfohlen sind stattdessen die Spalten USt %, Nettobetrag und USt Betrag.

Warum die Spalten veraltet sind

Die Spalte USt trägt im Kassenbuch immer den festen Wert 0 ein, unabhängig vom tatsächlichen Steuersatz. Zusammen mit USt Betrag (veraltet), das einen echten Steuerbetrag liefert, widersprechen sich beide Werte. Laut BMD-Onlinehilfe lehnt BMD den Import in diesem Fall mit der Fehlermeldung „Steuer: Der Steuerbetrag entspricht nicht dem Steuerprozentsatz!" ab.

Die aktuellen Spalten USt %, Nettobetrag und USt Betrag legen für jeden vorkommenden Steuersatz eine eigene Zeile mit passendem Prozentsatz und Steuerbetrag an.

Bestehende Konfiguration umstellen

Bestehende Konfigurationen werden nicht automatisch umgestellt. Stelle sie manuell um:

1. Öffne die Buchhaltungsexport Einstellungen.
2. Wechsle in den Tab Exporteinstellungen.
3. Entferne im Bereich Kassenbuch die veralteten Spalten USt, Bruttobetrag und USt Betrag (veraltet).
4. Füge die aktuellen Spalten USt %, Nettobetrag und USt Betrag hinzu.
5. Klicke auf Speichern.

Warnhinweis bei Konto mit Kundenkonto

Ist im Bereich Kassenbuch die Spalte Konto (mit Kundenkonto) gemeinsam mit USt %, Nettobetrag oder USt Betrag konfiguriert, zeigt die Oberfläche einen Warnhinweis. Der Hinweis verhindert die Auswahl nicht, er macht dich nur darauf aufmerksam.

Grund: Bei einer Zahlung auf ein Kundenkonto darf laut BMD-Onlinehilfe kein Steuerbetrag und keine Aufteilung nach Steuersatz übergeben werden. Die Steuer hängt bereits an der ursprünglichen Rechnung.

Daten exportieren

1. Öffne die Seite Buchhaltungsexport.
2. Wähle den Zeitraum. Hast du mehrere Mandanten, wähle zusätzlich den Mandanten.
3. Klicke auf Personen, Rechnungen, Kassenbuch oder Einzahlungen, um die jeweilige CSV-Datei herunterzuladen.

Hinweis: Der Export Personen ist nicht vom Zeitraum abhängig, er enthält immer alle Personenkonten.

Daten automatisch übermitteln

Mit dem erweiterten Modul aktivierst du die automatische Übermittlung in den Einstellungen im Abschnitt Automatische Übermittlung. Trage dort die Empfänger (E-Mail-Adressen deiner Steuerberatung) ein.

Danach kannst du die Daten jederzeit manuell über den Button Per E-Mail versenden auf der Export-Seite verschicken. Der Button erscheint nur, wenn Empfänger hinterlegt sind.